Systemy zarządzania bazami danych pozwalają użytkownikom przechowywać fragmenty informacji, organizować je i w razie potrzeby pobierać niektóre lub wszystkie z nich. Każdy z głównych typów systemów zarządzania bazami danych wymaga oprogramowania, które tworzy rekordy w celu organizowania danych i tworzy raporty z tych danych. Programy dla baz danych tworzą jeden z czterech powszechnych typów: bazy danych hierarchiczne, bazy danych sieciowe, bazy relacyjne lub bazy danych obiektowych.
Hierarchiczna baza danych jest jednym z najstarszych typów systemów zarządzania bazami danych. Jest najczęściej używany na komputerach typu mainframe. Twórca bazy danych wstępnie definiuje relacje między każdym rekordem a jego danymi. Struktura wymaga rekordu głównego lub nadrzędnego, z którego projektant bazy danych tworzy relację nadrzędny-podrzędny dla każdego bitu danych, który trafia do bazy danych.
Sieciowa baza danych organizuje również dane przy użyciu zdefiniowanych relacji nadrzędny-podrzędny. Podobnie jak w przypadku prawdziwej rodziny, struktura sieciowej bazy danych pozwala, aby dane sklasyfikowane jako dziecko miały więcej niż jednego rodzica. Jest to ulepszenie w stosunku do hierarchicznych typów systemów zarządzania bazami danych. Umożliwia użytkownikom łączenie informacji z jednej bazy danych z innym zestawem danych za pośrednictwem rekordu nadrzędnego i rekordu podrzędnego.
System zarządzania relacyjnymi bazami danych zyskał na popularności ze względu na jego elastyczność i łatwość użytkowania. Pozwala projektantowi baz danych na wykorzystanie pojedynczych fragmentów informacji do tworzenia relacji między oddzielnymi bazami danych bez ograniczania relacji nadrzędnych lub właścicieli. Informacje w jednej bazie danych, które łączą je z danymi w innej, to unikalny identyfikator, taki jak numer identyfikacyjny pracownika.
Systemy zarządzania relacyjnymi bazami danych umożliwiają projektantom baz danych tworzenie jednej bazy danych do przechowywania informacji o płacach i wynagrodzeniach pracowników. Projektant tworzy osobną bazę danych dla danych osobowych, takich jak adresy domowe i numery telefonów. Różni użytkownicy mogą wprowadzać i aktualizować rekordy w każdej bazie danych. Raporty pobierają dane z ewidencji dowolnej bazy danych, w której znajduje się pasujący numer identyfikacyjny pracownika.
Systemy zarządzania bazami danych zorientowane obiektowo zapewniają sposób organizowania danych innych niż liczby i tekst. Projektanci używają ich do umieszczania elementów multimedialnych, takich jak zdjęcia, muzyka i filmy. Ten system zarządzania bazą danych używa dwóch identyfikatorów dla każdego elementu. Pierwsza to opisowa nazwa obiektu, a druga to miniaturowy program z instrukcjami lub metodami, które komputer uruchamia podczas przechowywania i wyszukiwania. Te dwie części stają się obiektem, który użytkownicy bazy danych mogą organizować w taki sam sposób, jak za pomocą tekstu lub liczb.