Termin zarządzanie kontraktami jest zwykle używany w działach zaopatrzenia lub zakupów. W ramach obowiązków działu zakupów kierownik negocjuje, przyjmuje i podpisuje umowy z dostawcami towarów i usług dla organizacji. Zarządzanie kontraktem to proces zapewniający, że dostawca przestrzega wynegocjowanych warunków umowy. Chociaż rola zakupów w procesie negocjacji jest zasadniczą częścią procesu zarządzania kosztami, zarządzanie kontraktami polega na osiągnięciu lub pominięciu rzeczywistych oszczędności.
Skuteczne praktyki zarządzania umowami skutkują niższymi kosztami operacyjnymi, wydajniejszymi usługami i silniejszą pozycją przetargową podczas kolejnej rundy negocjacji. Zarządzanie umowami obejmuje zapewnienie zgodności umowy, pełnienie roli głównej osoby kontaktowej w sprawach związanych z obsługą i rozwiązywaniem sporów, a także zarządzanie wszelkimi płatnościami lub klauzulami wynegocjowanymi w umowie. Ogólnie rzecz biorąc, zarządzanie umowami można podzielić na trzy główne obszary: progi, rabaty i klauzule wydajności.
Próg to termin używany do określenia określonych celów wydatków w dolarach, transakcji lub zakupionych jednostek. Progi te są zwykle powiązane z rabatami w dolarach od ceny zakupu i często są oparte na liczbie zamówień otrzymanych w określonym czasie. W ramach procesu negocjacji często stosuje się progi, aby żądać jeszcze głębszych rabatów, niż normalnie zapewniałby dostawca. Wraz ze wzrostem wolumenu dostawca ma motywację i zdolność do obniżania ceny, gdy spadają jego koszty.
Rabaty są wykorzystywane jako nagroda lub zachęta dla dostawcy do spełnienia określonych celów. Na przykład piekarnia może negocjować zakup określonej ilości mąki przez określony czas. Wszelkie dodatkowe, niezaplanowane wnioski, które zostaną zrealizowane w określonym czasie, kwalifikują się do rabatu dla dostawcy. Faktura dotyczy standardowej kwoty, ale rabat jest obliczany i zwracany dostawcy jako nagroda za zaspokojenie natychmiastowej potrzeby. Ta elastyczność jest często spotykana w środowiskach, w których liczy się czas, gdzie umowa dotyczy standardowego harmonogramu dostaw, ale wymagana jest dodatkowa elastyczność, aby spełnić wymagania biznesowe.
Klauzule wydajności opierają się na mierzalnych elementach, które są krytyczne dla funkcjonowania firmy. Wspólne klauzule opierają się na dostawie w określonych ramach czasowych, fakturowaniu w ustalonym zakresie dat, spełnianiu wzorcowych dat dostaw i procentowym stopniu ukończenia projektów budowlanych. Celem klauzuli wydajności jest ustalenie przyjętej metody pomiaru między dostawcą a klientem. Klauzule te są często powiązane z karami lub nagrodami, w zależności od branży.
Skuteczne zarządzanie umowami obejmuje codzienne śledzenie aktywności, zarządzanie wydajnością i kontynuację współpracy z dostawcą. Tylko poprzez aktywny proces zarządzania umową firma może ubiegać się o świadczenia zawarte w umowie. Korzyści te mogą obejmować klauzule przedterminowego zwolnienia, dodatkowe obniżki płatności i inne kary.