Odpis na nieściągalne należności to zapis na wyciągu księgowym w celu zmniejszenia sumy należności o liczbę kont, których firma prawdopodobnie nie będzie w stanie odebrać, odpisując nieściągalne należności. Zapewnia to bardziej realistyczny obraz finansów firmy, unikając sytuacji, w której zawyża ona kwotę należności, aby wyglądało na to, że napływa więcej pieniędzy. Księgowi mogą korzystać z kilku metod, aby uzyskać tę liczbę, i muszą one być spójne o tym, jak je obliczają, aby zachować integralność sprawozdań finansowych.
Jednym ze sposobów radzenia sobie z nieściągalnymi kontami jest uznawanie ich za należności, dopóki nie stanie się oczywiste, że nigdy nie wypłacą. Problem z tą metodą polega na tym, że firmy mogą zawyżać oczekiwany dochód. Z uwzględnieniem kont nieściągalnych, firma określa średnią liczbę kont, które stają się niewykonane i rejestruje je w bilansie jako „aktywa przeciwstawne” w celu skompensowania należności. Dzięki temu firmy mogą przewidywać odpisy nieściągalnych długów, księgując je tak wcześnie, jak to możliwe.
Na przykład pożyczkodawca hipoteczny oczekuje, że pewien procent kredytów stanie się niewypłacalny. Określa ten dodatek co miesiąc, w oparciu o liczbę nowych kredytów hipotecznych, które wystawia, aby natychmiast odpisać należności, zamiast czekać, aż te konta staną się niespłacalne. Dzięki temu firma może uzyskać dokładniejszy obraz swojej kondycji finansowej.
Gdy okaże się, że poszczególne rachunki są zalegane i firma nie może oczekiwać spłaty, może je spisać, klasyfikując je oficjalnie jako rachunki nieściągalne. Dzięki temu firma może domagać się wydatku w postaci nieściągalnego długu, co pozwala na zmniejszenie zobowiązania podatkowego. Podjęcie decyzji o sklasyfikowaniu konta jako nieściągalnego może zająć miesiące. Dzięki odpisowi na nieściągalne należności, który firma stosuje w swoich sprawozdaniach finansowych, zaległość jest już uwzględniona w deklaracjach należności firmy.
Jeśli firma nie docenia tej liczby, może stworzyć problemy. Firma może niechętnie spisywać niektóre zaległe rachunki, obawiając się, że te deklaracje spowodują spadek jej sprawozdań finansowych. Może być również oskarżony o zawyżanie swojej kondycji finansowej w celu oszukania akcjonariuszy i innych inwestorów, co jest potencjalnie poważnym zarzutem, jeśli ludzie mogą udowodnić, że firma wiedziała, że jej szacunki są błędne i zdecydowała się je dalej wykorzystywać.