Co to jest zastrzeżenie dotyczące faksu?

Zastrzeżenie dotyczące faksu to oświadczenie na faksie zawierające potencjalnie wrażliwe lub poufne informacje, wskazujące, że faks jest przeznaczony wyłącznie do użytku odbiorcy. Zastrzeżenia dotyczące faksu są zwykle używane, gdy firmy lub osoby fizyczne muszą przesłać faksem poufne informacje i chcą uchronić się przed odpowiedzialnością związaną z zgubieniem informacji. Podobne zastrzeżenia są używane w komunikacji e-mailowej w niektórych regionach świata, a w wielu firmach ludzie są proszeni o stosowanie znormalizowanego zastrzeżenia opracowanego przez doradców prawnych.

Zastrzeżenie dotyczące faksu składa się z kilku elementów. Pierwszym z nich jest stwierdzenie, w jaki sposób informacja ma dostać się w ręce osoby, do której adresowana jest faks, a nie jest przeznaczona do wykorzystania przez inne osoby. Zastrzeżenie zawiera również klauzulę o poufności informacji i mówi, że informacje nie powinny być rozpowszechniane ani udostępniane w jakikolwiek sposób. Ponadto w zastrzeżeniu dotyczącym faksu zwykle zwraca się do odbiorców, aby skontaktowali się z nadawcą, jeśli faks zostanie wysłany przez pomyłkę.

Osoby, które przypadkowo odbierają faksy, gdy nie są zamierzonymi odbiorcami, powinny skontaktować się z nadawcą, korzystając z informacji zawartych w oświadczeniu dotyczącym faksu, aby uniknąć przypadkowego odbierania faksów w przyszłości i aby nadawca wiedział, że faks nigdy nie dotarł do zamierzonego miejsca docelowego. Podczas gdy wiele faksów drukuje potwierdzenia, potwierdzenie nie mówi, kto otrzymał faks, a jedynie, że informacje zostały pomyślnie przesłane. Rozmowa telefoniczna zaalarmuje ludzi i pozwoli im sprawdzić numer faksu, który mają w aktach, i ponownie wysłać do właściwej osoby.

Ktoś, kto otrzyma faks przez pomyłkę, powinien go zniszczyć, jeśli biuro ma niszczarkę, aby zapobiec naruszeniu poufności. Utylizacja spalarni jest również odpowiednia. Chociaż papier można po prostu wyrzucić do recyklingu, istnieje ryzyko, że faks zostanie odebrany przez osobę nieuprawnioną do przeglądania informacji. W zależności od zawartości faksu może to stanowić problem dla nadawcy i odbiorcy.

Zazwyczaj zastrzeżenia dotyczące faksu są drukowane na stronie tytułowej faksu, aby ostrzec ludzi, że nie powinni patrzeć na faks, jeśli nie są zamierzonymi odbiorcami. Mogą również służyć jako stopki na poszczególnych stronach faksu. Chociaż zastrzeżenie dotyczące faksu nie tworzy stosunku prawnego, zachowanie poufności informacji oczekuje się z uprzejmości, a osoby, które wykorzystują informacje z poufnych faksów, mogą zakwestionować ważność tego użycia, jeśli sytuacja zakończy się w sądzie.