Szafka na akta to mebel służący do przechowywania akt zarówno służbowych, jak i osobistych. Najczęściej akta w tych szafkach są umieszczone w solidnych teczkach, a czasem ułożone w porządku alfabetycznym. Te foldery są zwykle zawieszane na metalowych ramach, zwanych regałami na akta, które mieszczą się w szufladach. Regały obsługują małe zakładki wbudowane w foldery po każdej stronie.
Powszechnie używane są dwa różne typy szaf na akta, z których oba wykorzystują regały na akta do przechowywania dokumentów. Jeden typ ma głębokie szuflady, które są nieco szersze niż dokumenty, które są przeznaczone do przechowywania. Dokumenty są przechowywane jeden za drugim od przodu szuflady do tyłu. Drugi typ ma szerokie, przypominające komodę szuflady, które są nieco głębsze niż dokumenty, w których będą przechowywane. W nich dokumenty są zwykle przechowywane od lewej do prawej.
W szufladach umieszczane są stojaki na akta do przechowywania akt. Regały umożliwiają łatwe podnoszenie folderów, zmianę ich kolejności, jeśli to konieczne, i odsuwanie, aby umożliwić umieszczenie nowych plików między istniejącymi folderami. Ponieważ większość systemów archiwizacji ulega ciągłym zmianom w miarę dodawania nowych klientów lub usuwania starych kont, takie rozwiązanie ułatwia zarządzanie archiwizacją.
Regały mają nogi podpierające, dzięki czemu są prawie tej samej wysokości co szuflady. Nogi przykręcane są do długich bocznych elementów, które są częściami prostokątnej ramy, w której znajdują się teczki na dokumenty. Regały szafek na akta są dostosowane do różnych rodzajów szuflad i zwykle po złożeniu z łatwością wsuwają się do szuflady na akta. Regały są zwykle kupowane w płaskich pakietach, które zawierają wszystkie niezbędne części, które użytkownik może złożyć w całość, aby stworzyć trójwymiarowe ramy do obsługi plików.
Wybierając szafkę na dokumenty, jedną z pierwszych rzeczy, na które zwracają uwagę kupujący, jest ogólny wygląd. Szafki są dostępne w wersjach funkcjonalnych lub meblowych, choć każdy z tych stylów oferuje szeroką gamę wyglądu. Szafki na dokumenty w stylu meblowym to zazwyczaj ciężkie drewniane elementy wykonane w różnych kolorach i stylach, aby wtapiać się w wystrój biura w takich miejscach, jak gabinety prawne i medyczne. Czasami wyglądają jak stoliki boczne lub inne meble, aby ich funkcjonalność była mniej oczywista.
Mniej dekoracyjne szafki na akta są zwykle wykonane z czystego metalu, zwykle w jednym kolorze i nie próbuje się ukryć, czym są. Szuflady posiadają z przodu metalowe uchwyty do ich wyciągania. Oba style są często wykonane z zamkami w celu zabezpieczenia dokumentów w środku. Każdy styl szafy na akta nadal wymaga wewnętrznych szafek na akta, aby podtrzymywać foldery.