Ktoś, kto zajmuje się zakupami materiałów, jest odpowiedzialny za zakup nowych towarów lub materiałów potrzebnych do ich wytworzenia. Może to obejmować wiele rodzajów rzeczy, w tym artykuły spożywcze, oprogramowanie, program nauczania i elementy garderoby. Każda organizacja biznesowa, która używa, tworzy lub sprzedaje produkty, zazwyczaj posiada dział zaopatrzenia w materiały.
Często kierownik ds. zaopatrzenia w materiały będzie odpowiedzialny za ten dział, chociaż może być potrzebnych kilka różnych osób. Ta osoba spotka się z potencjalnymi dostawcami towarów i weźmie pod uwagę dowolną liczbę rzeczy przy podejmowaniu decyzji o zakupie. Towary, które firma kupuje, a następnie odsprzedaje konsumentom, mogą decydować o sukcesie lub porażce na rynku.
Rozważając nowy produkt, personel ds. zaopatrzenia w materiały rozważy kilka rzeczy. Przede wszystkim jest to użytkowanie przedmiotu i potrzeba, jaką ta funkcja spełnia dla konsumentów. Jeśli na rynku są już sprzedawane podobne produkty, porównają one również potencjalne towary z nimi, aby zorientować się, jak dobrze te produkty się sprzedają.
Kolejnym ważnym czynnikiem w postępowaniu o zakup materiałów jest negocjowanie ceny. Zwłaszcza detaliści często targują się o towary po najniższej cenie, aby następnie podnieść ceny i odsprzedać towary konsumentom. Kierownik lub nabywca działu zakupów może być odpowiedzialny za omawianie kwestii cenowych ze sprzedającymi.
Są też firmy, których głównym celem jest kupowanie nowych towarów i usług dla innych firm. Jest to również forma zakupu materiałów. Ci ludzie poznają potrzeby firmy, znajdują produkty, które je spełniają i pomagają negocjować ceny między sprzedającym a kupującym. Od strony zatrudniającej pobierana jest wówczas opłata.
Częścią tego procesu mogą być również materiały biologiczne lub organiczne. Metale, drewno i inne naturalne przedmioty są wykorzystywane jako materiały budowlane dla szerokiej gamy produktów na rynku. Zaopatrzenie w materiały obejmuje znajdowanie, gromadzenie i dostarczanie tych towarów producentom lub konstruktorom, którzy wykorzystają je do produkcji towarów nadających się do sprzedaży.
W niektórych przypadkach zakup materiałów nie wiąże się z negocjacjami cenowymi. Na przykład agencje rządowe określą potrzebę, a różne firmy będą składać oferty, aby zdobyć konto. Pracę otrzymuje firma, która oferuje najniższą cenę, a jednocześnie spełnia wszystkie ograniczenia ilościowe i czasowe. Proces ten często wiąże się z kupowaniem dużych ilości przedmiotów, takich jak artykuły medyczne.