Przepisy podatkowe i wymagane metody księgowe znacznie się różnią, w zależności od kraju lub regionu. W związku z tym wszelkie dyskusje na temat podatków memoriałowych podlegają tym różnicom. Podstawowa koncepcja memoriału opiera się jednak na terminach, bez względu na przepisy podatkowe obowiązujące w danym kraju. Jeśli chodzi o podatki, naliczanie dotyczy kwoty należnych podatków, w oparciu o dotychczasowe dochody lub wartości aktywów, niezależnie od tego, czy podatki te są obecnie należne lub zostały zapłacone.
Większość krajów stosuje dwie metody określania i raportowania dochodu lub wartości aktywów w danym okresie podatkowym. Rachunkowość kasowa i memoriałowa, czasami określane nieco innymi pojęciami, wykorzystują dwie różne metody ewidencjonowania transakcji. Która metoda rejestrowania konta, z której korzysta osoba lub organizacja, determinuje wzrost dochodów lub aktywów, a następnie podatki memoriałowe.
Na przykład Stany Zjednoczone i wiele krajów europejskich wymaga okresowych płatności podatkowych w ciągu roku podatkowego, gdy dochód lub wzrost aktywów osiągnie określony limit. Kwota, jaką osoba fizyczna lub organizacja jest winna w każdym kwartale lub innym okresie sprawozdawczym podatkowym, jest ustalana na podstawie szacunkowych naliczonych podatków. Te naliczone podatki są oparte na tym, jaki dochód został zgłoszony za dany okres lub jak bardzo wzrosła wartość aktywów. Ustalenie wysokości dochodu zależy od tego, czy stosowana jest zasada kasowa, czy memoriałowa.
W ujęciu kasowym wzrost dochodów i wartości aktywów jest rejestrowany w momencie otrzymania pieniędzy lub poniesienia wydatków. Z drugiej strony podstawa memoriałowa rejestruje transakcje w miarę ich występowania, niezależnie od tego, kiedy fizyczne pieniądze zmieniają właściciela. Aby zilustrować różnicę, rozważ relację adwokata i klienta. Klienci zazwyczaj płacą z góry za część oczekiwanych usług, o które proszą. Po wyczerpaniu tych środków pełnomocnik wysyła okresowe faktury za wykonane usługi.
Klientowi wysyłana jest faktura za usługi reprezentowania go, obejmująca przeszłą pracę, którą już wykonał adwokat. W przypadku korzystania z kasy, osiągnięty dochód nie jest rejestrowany w księgach adwokackich, dopóki klient nie zapłaci faktury. Alternatywnie, jeśli stosowana jest podstawa memoriałowa, dochód jest rejestrowany w momencie świadczenia usług i wysłania faktury. Każdego miesiąca prawnik oblicza dotychczasowe szacunkowe lub naliczone podatki na podstawie transakcji zarejestrowanych w tym miesiącu. Takie podatki naliczane mogą nie być jeszcze należne, w zależności od konkretnych lokalnych przepisów podatkowych, ale należne kwoty zaczęły narastać.
W zależności od konkretnych przepisów podatkowych, stosowanie rachunkowości kasowej lub memoriałowej może mieć duży wpływ na naliczone podatki. Faktury wysyłane i rejestrowane na podstawie memoriału mogą wiązać się z należnymi naliczonymi podatkami przed zapłaceniem faktury. Duże firmy mogą zazwyczaj wchłonąć takie wydatki bez konieczności zapłaty od klienta, podczas gdy małe firmy i osoby prywatne polegają na dochodach, aby pomóc pokryć wydatki, takie jak podatki memoriałowe.