Każda firma, która zbiera dane osobowe, potrzebuje sposobu na zarządzanie tymi informacjami i zapewnienie, że są one wykorzystywane w sposób odpowiedzialny. Taka firma potrzebuje również systemu informowania ludzi o tym, jakie dane są gromadzone i jak są przechowywane. Osobą odpowiedzialną za nadzorowanie tych działań jest główny inspektor ds. prywatności. Chief Privacy Officer (CPO) jest dyrektorem odpowiedzialnym zarówno za zarządzanie danymi, jak i relacje z konsumentami. Jest on odpowiedzialny za upewnienie się, że gromadzenie i przechowywanie danych firmy jest zgodne z prawem, a klienci czują się bezpiecznie, kontynuując udostępnianie swoich danych osobowych firmie.
Zakres tego, co jest uważane za „informacje osobowe”, podlega ciągłym zmianom. Prawa i przepisy w większości krajów świata określają tożsamość osobistą i ustalają zasady jej używania i gromadzenia, ale definicje nie zawsze są spójne. Niektóre dane osobowe muszą być chronione niemal wszędzie, takie jak numery ubezpieczenia społecznego lub NIP oraz dokumentacja i informacje dotyczące zdrowia. To, czy dane, takie jak historia przeglądania sieci, wzorce zakupów i informacje finansowe, powinny być uważane za wystarczająco prywatne, aby mogły być chronione, jest znacznie bardziej niejednoznaczne.
Przepisy, takie jak ustawa o przenośności i odpowiedzialności w ubezpieczeniach zdrowotnych w Stanach Zjednoczonych oraz dyrektywa UE o ochronie danych, która została wdrożona we wszystkich państwach członkowskich Unii Europejskiej, określają pewne wytyczne dotyczące odpowiednich praktyk w zakresie ochrony danych. Przepisy dotyczące ochrony danych są również stale zmieniane i aktualizowane wraz ze zmianami technologicznymi. Praca dyrektora ds. ochrony prywatności obejmuje identyfikację praktyk firmy w zakresie ochrony danych i zapewnienie, że spełniają one standardy prawne każdej jurysdykcji, w której firma prowadzi działalność. Ponieważ znaczna część pracy ma charakter regulacyjny, wielu dyrektorów ds. ochrony prywatności to prawnicy, ale nie muszą nimi być.
Główny inspektor ds. prywatności jest również odpowiedzialny za kontakt z klientami i klientami w celu zapewnienia ich, że (1) ich dane są chronione, (2) że ochrona jest odpowiednia i (3) powinni kontynuować dostarczanie danych. Od czasu pojawienia się Internetu i jego penetracji w życiu codziennym, gromadzenie danych stało się równie ważne jak przechowywanie danych. Początkowo firma potrzebowała dyrektora ds. ochrony prywatności tylko wtedy, gdy w praktyce przechowywała poufne informacje w związku ze zwykłą działalnością, tak jak robiłaby to instytucja finansowa lub firma zajmująca się opieką zdrowotną. Jednak w świecie online informacja jest często podstawową walutą.
Firmy obecne w Internecie mogą śledzić, kto odwiedził ich strony internetowe i skąd pochodzi. Mogą umieszczać pliki cookie na komputerach odwiedzających, aby zobaczyć, gdzie odwiedzający przechodzą dalej, i mogą projektować reklamy internetowe, które będą wyświetlane w oparciu o określone cechy użytkownika i dane połączone w czasie. Często też firmy mogą przechowywać pliki i informacje klientów w trybie online, co sprawia, że można je przeszukiwać, ale także są bardziej podatne na nieumyślne ujawnienie.
Ogólnie rzecz biorąc, w najlepszym interesie firmy jest korzystanie z programów do archiwizacji, internetowych narzędzi gromadzenia danych i śledzenia online, aby zachować konkurencyjność. To główny inspektor ds. prywatności zapewnia, że praktyki firmy są rzetelne i dobrze komunikowane opinii publicznej. Aby firma była chroniona, musi istnieć nadzór, a aby opinia publiczna nadal rozstała się z jej danymi, musi istnieć zaufanie. Podstawowym obowiązkiem inspektora ochrony prywatności jest spełnienie obu.