Wstępna certyfikacja obejmuje proces administracyjny, w którym plan leczenia jest składany przez świadczeniodawcę, zwykle firmie ubezpieczeniowej w imieniu pacjenta, przed rozpoczęciem leczenia, aby upewnić się, że firma ubezpieczeniowa pokryje przesłany plan. Ten proces administracyjny jest często obsługiwany przez doświadczone pielęgniarki — zwykle dyplomowane pielęgniarki, ale czasami na to stanowisko zatrudniane są również licencjonowane pielęgniarki praktyczne. Pielęgniarka precertyfikacyjna wykona szereg różnych zadań, aby zakończyć ten proces. Zadania te obejmują przetwarzanie przyjęć i wypisów pacjentów, rejestrację pacjentów, weryfikację ubezpieczenia, upewnienie się, że cała dokumentacja jest dostępna i uporządkowana, składanie planów leczenia do towarzystw ubezpieczeniowych oraz obsługa procesu odwoławczego w przypadku odmowy opieki. Odpowiedzialność obejmuje również informowanie o zmianach dokonanych w programach ubezpieczeniowych i umowach, gdy jest to wymagane.
Firmy ubezpieczeniowe często wymagają wstępnej certyfikacji niektórych zabiegów i leków przed ich podaniem lub wydaniem pacjentowi. Dostawcy usług medycznych są odpowiedzialni za wiedzę, które procedury i leki wymagają wstępnej certyfikacji oraz za uzyskanie zezwolenia przed rozpoczęciem leczenia. Dlatego pielęgniarki, które pracują przy precertyfikacji, spędzają większość czasu na wypełnianiu dokumentów, wyszukiwaniu informacji online i drukowanych, wprowadzaniu wymaganych informacji oraz komunikowaniu się z pracownikami służby zdrowia, firmami ubezpieczeniowymi i pacjentami. Pielęgniarka precertyfikacyjna może również przeprowadzić na koniec miesiąca uzgadnianie kont swojego pacjenta z firmami ubezpieczeniowymi.
Pielęgniarka precertyfikacyjna zbierze wszystkie wymagane dane medyczne od pacjentów zgłaszających się do lekarzy oraz odpowiednie informacje od pacjenta dotyczące zakresu ubezpieczenia. Następnie przypisze kody procedur do wszystkich zaleconych planów leczenia. Korzystając z kodów Current Procedural Technology (CPT) i International Classification of Diseases book 9 (ICD-9), pielęgniarka przedcertyfikacyjna udokumentuje wszystkie procedury diagnostyczne i zapewni ich dokładność przed złożeniem wniosku do towarzystw ubezpieczeniowych. Następnie określi, jakie wstępne certyfikacje są wymagane, wypełni i przetworzy wymagane dokumenty dotyczące wstępnej certyfikacji i przedłoży je firmie ubezpieczeniowej do zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu, on lub ona powiadomi lekarzy prowadzących i pacjenta.
W przypadku odmowy planów leczenia, pielęgniarka precertyfikacyjna zwykle rozpoczyna proces odwoławczy i zarządza nim aż do jego zakończenia. Koordynacja z personelem zajmującym się dokumentacją medyczną ma często kluczowe znaczenie dla pracy, aby zapewnić aktualność dokumentacji medycznej pacjenta i odzwierciedlać wynik procesu precertyfikacji. Dodatkowo rola ta może również wymagać wpłacania wpłat wydawanych przez firmy ubezpieczeniowe na właściwe konta pacjentów. Inne oczekiwania obejmują ustalanie priorytetów liczby przypadków, rozpoznawanie pilnych przypadków oraz szybkie i efektywne rozpatrywanie przypadków, przy jednoczesnym przestrzeganiu właściwych protokołów świadczeniodawców.