Specjalista grantowy nadzoruje proces ubiegania się o granty, oferując możliwości uzyskania dofinansowania odpowiednie dla organizacji, w której pracuje specjalista. Wielu specjalistów ds. grantów to pracownicy publiczni, reprezentujący organizacje takie jak szkoły, miasta i agencje rządowe. Inni mogą pracować dla prywatnych organizacji, które w dużym stopniu polegają na finansowaniu z dotacji, takich jak organizacje non-profit. Nie ma specjalnych wymagań, aby zostać specjalistą ds. grantów, chociaż zwykle preferowany jest tytuł licencjata i wiele firm nie zatrudni osób bez doświadczenia.
Specjalista ds. dotacji jest odpowiedzialny za identyfikację dotacji potencjalnie mających zastosowanie do organizacji, dla której pracuje specjalista, przy użyciu zasobów, takich jak wykazy dotacji i zautomatyzowane bazy danych. Specjalista bada warunki poszczególnych grantów w celu potwierdzenia kwalifikacji organizacji, a następnie składa wniosek o grant. Wnioski o dotacje zazwyczaj wymagają obszernej dokumentacji i dokumentacji uzupełniającej, a umiejętność dokładnego i szczegółowego wypełniania wniosków jest ważną umiejętnością.
Specjaliści ds. grantów zazwyczaj pracują nad kilkoma grantami jednocześnie. Niektóre mogą być na bardzo wczesnym etapie, podczas gdy inne mogą być na dalszym etapie procesu aplikacyjnego. Jeśli dotacje zostaną zatwierdzone, specjalista ds. dotacji upewnia się, że warunki dotacji są spełnione, dostarczając informacje o raportowaniu i ujawnianiu informacji agencji lub organizacji przyznającej na żądanie oraz spełniając wszelkie inne wymagania. Na przykład może być konieczne udokumentowanie, w jaki sposób pieniądze zostały wykorzystane, aby dalej kwalifikować się do otrzymania dotacji.
Wielu specjalistów ds. grantów posiada stopnie naukowe w dziedzinach takich jak komunikacja i administracja biznesowa. Specjaliści ds. dotacji muszą być w stanie zorganizować wiele wniosków, nawiązywać kontakty z różnymi osobami w procesie identyfikowania potrzeb finansowych i zaspokajania ich poprzez wykorzystanie dotacji, a także być w stanie jasno komunikować się w swoich wnioskach. Ten rodzaj pracy wymaga również umiejętności ludzi, ponieważ może być konieczna osobista interakcja ze źródłami finansowania dotacji, a sympatyczny, przyjazny specjalista ds. dotacji ma większe szanse na wygranie ostrej rywalizacji o pieniądze z dotacji.
Ludzie zazwyczaj rozpoczynają karierę jako specjaliści ds. dotacji, pracując w biurze specjalisty, który może zapewnić mentoring, szkolenia i kontakt z wnioskiem o dotację i procesem składania wniosków. Z biegiem czasu pracownicy biurowi mogą osiągnąć większą niezależność, aż w końcu sami składają wnioski o granty. Po osiągnięciu wysokiego poziomu kompetencji ludzie mogą zbadać możliwość ubiegania się o wyższe stanowiska w urzędzie lub poszukiwania pracy gdzie indziej, u innych organizacji potrzebujących usług specjalisty dotacyjnego.