Menedżer ds. dotacji pracuje dla różnych organizacji, w tym organizacji non-profit, agencji pomocy społecznej i instytucji edukacyjnych. Do zwykłych obowiązków tej roli należy planowanie i realizacja programów grantowych, przeprowadzanie badań grantowych, pisanie wniosków grantowych, przygotowywanie wniosków grantowych, kontrola zgodności grantów oraz przygotowywanie i wydawanie raportów grantowych. W większości przypadków kierownik grantu będzie podlegał pewnemu dyrektorowi, na przykład dyrektorowi ośrodka w agencji pomocy społecznej. Jednak największa część pracy obejmuje identyfikację potencjalnych dotacji, które są najbardziej przydatne dla ogólnej misji i celów organizacji. Komunikacja z organizacjami przyznającymi granty jest również ważnym zadaniem, które leży w gestii menedżera grantów.
Przede wszystkim menedżer grantów będzie musiał zbadać dostępne granty i dokładnie określić te, z których organizacja może skorzystać. Badanie dostępnych grantów i ich przydatności do misji organizacji wymaga zarówno sprawnej metodologii, jak i procesu analitycznego. Skuteczne zrównoważenie obu tych wymagań często decyduje o sukcesie na stanowisku. Po zidentyfikowaniu dotacji kierownik ds. dotacji będzie musiał złożyć wniosek, który skutecznie wykaże, że organizacja jest w stanie mądrze wykorzystać dotację i wprowadzić zmiany, na które dotacje mają wpłynąć. Ponadto w innych przypadkach, w których dotacje nie są łatwo dostępne, należy opracować wnioski o dotacje, które nie tylko identyfikują potrzebę, ale także określają plan, który dotacja pomoże zrealizować.
Po przyznaniu dotacji kierownik ds. dotacji jest odpowiedzialny za zapewnienie zgodności ze specyfikacjami i wymogami dotacji. Przyznawanie dotacji odbywa się zwykle na podstawie konkretnych sposobów wykorzystania przekazanych środków oraz oczekiwanych kamieni milowych w finansowanym programie. Odpowiedzialność ta spada na kierownika ds. dotacji i obejmuje przekazywanie tych specyfikacji, wymagań i kamieni milowych, a także przestrzeganie w regularnych odstępach czasu w celu zapewnienia zgodności. Częścią tego procesu jest informowanie o postępach poprzez osobiste spotkania i raporty o grantach. Często odbywa się to poprzez wizyty na miejscu ze strony organizacji przyznającej, oprócz przygotowanych raportów, które mogą koncentrować się na kwestiach budżetowych i dokumentowaniu postępów.
Ponadto osobny zestaw raportów o dotacjach jest wymagany dla wewnętrznej rozliczalności. Takie raporty są zwykle przygotowywane w celu wyszczególnienia każdego grantu z osobna, jak również wszystkich grantów zbiorczo. Następnie raporty te są przekazywane przełożonemu zarządzającego grantami, często wraz z prezentacją wyszczególniającą każdy złożony raport. Wydawanie takich raportów wymaga od kierownika grantu skutecznego wykazania, że odpowiedzialnie wykonuje wymagane obowiązki.