Zalecany czas przechowywania paragonów papierowych zależy od tego, do czego są przeznaczone i jak będą wykorzystywane. Niektóre należy przechowywać na zawsze, inne przez siedem lat, a jeszcze inne na tyle długo, aby zarejestrować wydatki. Może pomóc przechowywać koperty na różne rodzaje paragonów, aby skutecznie je śledzić i mieć pewność, że nie wymykają się spod kontroli w systemie archiwizacji.
Jeżeli paragon posłuży do zgłoszenia roszczenia podatkowego, należy go przechowywać do czasu przedawnienia w sprawach podatkowych. W Stanach Zjednoczonych podatnicy mają trzy lata na dokonanie w dobrej wierze korekty swoich podatków, ale Internal Revenue Service ma do sześciu lat na zakwestionowanie zeznań z poprzedniego roku. W takich przypadkach zaleca się przechowywanie paragonów papierowych przez siedem lat, aby były dostępne w razie potrzeby. Obejmuje to wszystkie dowody dochodów, zakupów, wydatków i inwestycji.
Papierowe pokwitowania wpłat na konta emerytalne powinny być przechowywane na zawsze jako dowód wpłat. Podobnie wskazane może być przechowywanie papierowych pokwitowań spłat pożyczek na zawsze lub do czasu, gdy pożyczka zostanie w pełni spłacona, a pożyczkodawca wystosuje pismo, aby to stwierdzić. W przypadku zakupów, takich jak akcje i aktywa, kupujący powinni zachować pokwitowania do momentu sprzedaży aktywów, w którym to momencie mogą odrzucić dokumentację. Odcinki z wypłat i innych płatności należy przechowywać przez rok w celu sprawdzenia formalnych zeznań podatkowych i można je odrzucić, jeśli dochód został prawidłowo zadeklarowany.
Jeśli papierowe paragony nie są potrzebne do podania informacji o zakupach podatkowych lub udowadniania płatności, dobrze jest przechowywać paragony za transakcje kartą kredytową i bankową przez dwa miesiące. Pokwitowania te można sprawdzić z wyciągami, a następnie odrzucić. W przypadku sporu oryginalny paragon może pomóc w wyjaśnieniu sprawy, ponieważ zawiera informacje o tym, kiedy i gdzie dokonano zakupu oraz ile powinien był kosztować. W przypadku paragonów gotówkowych wystarczy przechowywać je na tyle długo, aby zarejestrować wydatek.
Pracownicy i inne osoby, które wykorzystują rachunki do ubiegania się o zwrot kosztów działalności, powinni wykonać kopie swoich rachunków i zachować te kopie po zwróceniu oryginałów. Jeśli wystąpi błąd lub spór dotyczący zwrotu kosztów, skopiowane paragony dostarczą ważnych dowodów. Mogą być również przydatne, gdy przełożony narzeka na wydatki, ponieważ pracownik może pokazać szczegółowy podział ostatnich wydatków. Pracownicy powinni przechowywać tę dokumentację przez rok.