Pismo do inwestorów powinno zawsze mieć charakter informacyjny i profesjonalny. Aby utrzymać silne relacje z inwestorami, zawsze komunikuj się jasno i uczciwie o szczegółach swojej firmy. Twoja korespondencja z inwestorami powinna zawierać wyłącznie informacje faktyczne, a każdy inwestor powinien zostać powiadomiony o ważnych kwestiach mających wpływ na jego inwestycję, gdy tylko staną się znane. W przypadku dołączania raportów dla inwestorów do listu, przedstaw wszystkie obszary budzące niepokój, które mogą pojawić się w raporcie, i zachęć inwestorów do bezpośredniego kontaktu z Tobą, jeśli pojawią się jakiekolwiek pytania lub wątpliwości w przyszłości.
Za każdym razem, gdy piszesz list do inwestorów, upewnij się, że jest napisany na papierze firmowym czytelną, profesjonalnie wyglądającą czcionką. Niezależnie od tego, czy przygotowujesz kwartalny list do inwestorów, coroczny list do inwestorów, czy piszesz list z propozycją inwestora, pamiętaj, aby zachować kopię listu do swoich plików i wysłać kopię tego samego listu do wszystkich swoich inwestorów, a także wszelkich członków zarządu i innych odpowiednich stron. Zwracaj się do odbiorców z szacunkiem i profesjonalizmem, zawsze podając swoje dane kontaktowe.
Wszystkie komunikaty inwestorów powinny być odpowiednio opatrzone datą bezpośrednio w korespondencji, aby zachować faktyczny harmonogram komunikacji. Powinieneś również zawsze zawierać odniesienie lub wiersz tematu po dacie listu, aby Twoi inwestorzy wiedzieli, czego dotyczy list, i aby informacje były łatwo dostępne w razie potrzeby w przyszłości. List do inwestorów powinien również zawsze zaczynać się od pełnego szacunku i profesjonalnego pozdrowienia, nawet jeśli masz osobiste relacje z inwestorami.
Przygotowując list do wysłania do inwestorów, zawsze dobrze jest jak najszybciej przejść bezpośrednio do sedna. Możesz mieć przyjazne stosunki z inwestorem, ale omawianie spraw osobistych nigdy nie jest właściwe, gdy przekazujesz inwestorom profesjonalne pismo. Zamiast tego pismo powinno zawierać tylko informacje istotne dla interesu biznesowego inwestora i inwestycji w Twój projekt.
W liście do inwestorów z optymizmem patrzcie na przyszłość swojego biznesu. Nawet jeśli inwestorzy stoją w obliczu możliwości utraty inwestycji, opisz swoje najlepsze strategie unikania takiej straty. Krótko mówiąc, zapewnij swoich inwestorów, że dokładasz wszelkich starań, aby chronić ich interesy.
Gdy list do inwestorów zawiera zniechęcające informacje, dobrą praktyką jest również informowanie inwestorów o sytuacjach, które wydają się poza Twoją kontrolą. Jednocześnie jednak uświadom inwestorom wysiłki, jakie w ich imieniu podjąłeś. Większość inwestorów rozumie ryzyko i rozumie, że nieprzewidziane okoliczności mogą skutkować stratą. Jednak większość osób nie będzie tolerować dezinformacji lub celowego okłamywania w liście lub osobiście.