Napisanie listu eksmisyjnego to w dużej mierze kwestia poinformowania lokatorów o prawie w celu ochrony własnych praw. Nakaz eksmisji powinien zawierać wszystkie istotne informacje i tylko te informacje. Bezwzględnie konieczne jest podanie daty, w której najemca musi opuścić lokal, przyczyny eksmisji oraz przytoczenie odpowiednich przepisów regulujących okres, w którym najemca ma prawo do pobytu. W niektórych krajach prawo nie chroni lokatorów, a pismo eksmisyjne nie jest konieczne. Tam, gdzie lokatorzy mają prawa, lokalne agencje prawne zazwyczaj mogą udzielić porady na temat sporządzenia listu eksmisyjnego.
Na początek należy umieścić na liście swoje imię i datę. Ważne jest, aby zwracać się również do najemców po imieniu. W liście eksmisyjnym nie ma potrzeby umieszczania nieformalnych zwrotów grzecznościowych.
Po pierwsze, pismo powinno zawierać informację, dlaczego lokatorzy są eksmitowani. Jeśli najemcy są eksmitowani na przykład z powodu naruszenia umowy najmu, ważne jest, aby jasno udokumentować w piśmie, jakie wykroczenie miało miejsce. Należy odnotować dokładne miejsce w umowie najmu, w którym można znaleźć te informacje. Jeżeli lokatorzy są eksmitowani za niepłacenie czynszu, należy podać, jak długo czynsz nie był opłacany.
Następnie pismo eksmisyjne powinno nakazywać lokatorom opuszczenie lokalu w ciągu określonej liczby dni. Odpowiednie przepisy dotyczące liczby niezbędnych dni można znaleźć w miejscowym sądzie, a nawet w bibliotece. Odwołanie się do tych przepisów sprawi, że pismo zabrzmi bardziej oficjalnie i sprawi, że najemca zda sobie sprawę z powagi sytuacji. Jeśli konieczne jest podjęcie innych działań, takich jak sprzątanie domu lub usuwanie roślin, należy je również wymienić w tej sekcji.
Dobrym pomysłem może być zamieszczenie w liście ostrzeżenia o tym, co się stanie, jeśli najemca nie wyjdzie. Jeśli ktoś zamierza na przykład wezwać policję, powinno to być wymienione w piśmie. Nie jest to prawnie konieczne, ale może być wskazane, ponieważ może to uniemożliwić najemcy sprzeciwienie się eksmisji.
List powinien kończyć się formalnym pożegnaniem i imieniem. Cały list powinien być napisany na maszynie, ale również powinien być podpisany odręcznie. Użycie profesjonalnej czcionki i biznesowego stacjonarnego listu sprawi, że będzie wyglądał oficjalnie. Zasadniczo nakaz eksmisji powinien być traktowany jak każdy inny dokument zawodowy i powinien reprezentować firmę, która go wysyła.
Po napisaniu pisma należy sporządzić kopię do swoich akt i doręczyć pismo do rąk najemców. Wynajmujący nie musi osobiście dostarczać listu, ale ważne jest, aby najemcy nie mogli twierdzić, że nigdy nie otrzymali listu. Jeśli lokatorzy zignorują pismo, sporządzona kopia będzie miała znaczenie dla postępowania sądowego dotyczącego eksmisji. Możliwość wykorzystania dokumentu w postępowaniu sądowym sprawia, że szczególnie ważne jest użycie w piśmie języka formalnego i nie zawieranie gróźb, nierozsądnego języka lub dowodów konfliktów osobistych.