Przed napisaniem propozycji badań doktoranckich ważne jest, aby dobrze zrozumieć dane pytanie lub problem, przeglądając całą odpowiednią literaturę akademicką, w tym istniejące rozprawy. Propozycja badań doktoranckich powinna składać się z liniowego, jasnego i wyrafinowanego argumentu, który pokazuje czytelnikowi, że podejście rozprawy będzie wyjątkowe i że projekt wniesie nowe pomysły do odpowiedniego obszaru akademickiego. Doktoranci również ogólnie definiują terminy akademickie, ustalają ramy koncepcyjne i opisują metodologię projektu w pomyślnym wniosku.
Propozycja badań doktoranckich zazwyczaj podsumowuje wszystkie istniejące prace na dany temat akademicki, zanim zwróci uwagę na nowatorskie podejście i zademonstruje, w jaki sposób przyczyni się ono do odpowiedniej dziedziny. Wstęp jest na ogół zwięzłym i bezpośrednim podsumowaniem istniejącej literatury naukowej, po którym następuje prezentacja głównego pytania badawczego lub określenie problemu. Prezentacja głównego pytania projektu ma na celu zilustrowanie potrzeby prowadzenia dodatkowych badań oraz nowości podejścia badacza.
Po przedstawieniu i skontekstualizowaniu głównego opisu problemu propozycji badań doktoranckich można ustalić ramy teoretyczne projektu. Badacz może być zmuszony do zdefiniowania odpowiednich terminów akademickich i kluczowych konstruktów, których będzie używał. Ponadto ta część wniosku może zawierać model lub przykład ilustrujący problem oraz sposób zastosowania ram teoretycznych badacza.
Opis i definicja ram teoretycznych lub pojęciowych można następnie połączyć z prezentacją metodologii badacza. Ta sekcja powinna zilustrować, co badacz planuje zrobić i dlaczego wybrana metoda będzie skuteczna. Może to obejmować opis, w jaki sposób każdy rozdział rozprawy przyczyni się do ogólnego zakończenia projektu.
Większość propozycji zawiera roboczą bibliografię, która będzie rosła i zmieniała się w trakcie procesu badawczego w miarę dodawania nowych informacji. Jeżeli praca jest cytowana w bibliografii projektu, członkowie komisji doktorskiej mogą liczyć na to, że badacz zapozna się z jej treścią. Oprócz bibliografii w toku, propozycje badań doktoranckich mogą również zawierać wszelkie odpowiednie załączniki, dane pilotażowe lub harmonogram projektu z wstępną datą złożenia.
O ile długość nie jest określona w polityce wydziału lub uniwersytetu, nie ma minimalnej ani maksymalnej długości propozycji badań doktoranckich, chociaż wiele z nich wynosi średnio około 20 stron. Wiele projektów w ciągu kilku miesięcy będzie prawdopodobnie wymaganych przed przyjęciem propozycji. W niektórych przypadkach propozycja badań doktoranckich może być później rozszerzona na wstępny rozdział samej rozprawy.