Napisanie profesjonalnej propozycji nie musi być trudne, jeśli weźmiesz pod uwagę kilka ważnych kwestii. Po pierwsze, powstrzymaj się od pisania, aby zaimponować, na przykład za pomocą wymyślnego języka lub technicznego żargonu. Zamiast tego użyj prostego języka, który jasno wyjaśnia, czego Twoi czytelnicy chcą i powinni wiedzieć o Twojej propozycji. Po drugie, pamiętaj, aby sprawdzić szczegóły, takie jak upewnienie się, że w Twojej propozycji nie ma żadnych literówek ani błędów. Po trzecie, pamiętaj, że Twoim celem w pisaniu profesjonalnej propozycji jest przekonanie czytelników do pracy, więc upewnij się, że postępujesz zgodnie z ich wskazówkami zawartymi w ich zapytaniu ofertowym (RFP) i przekonaj ich, że Ty i Twoja firma zapewnicie dokładnie to, co oni potrzebują.
Rozpocznij pisanie propozycji, odnotowując, czego oczekują od Ciebie czytelnicy. Spróbuj spojrzeć na propozycję z ich perspektywy, ponieważ próbujesz im sprzedać swoje pomysły. Jak zaspokoisz ich potrzeby? Jakie korzyści odniosą, wybierając Twoją firmę do pracy dla nich w stosunku do innej firmy? Jaką pracę wykonałeś w przeszłości, która sprawia, że Ty i Twoje pomysły idealnie pasują do tej propozycji przetargowej?
Kiedy odpowiesz na takie pytania, sporządź więcej notatek, aby mieć przybliżony, ale jasny obraz tego, co umieścisz w zapytaniu ofertowym lub innym rodzaju propozycji, takiej jak ta, którą zainicjowałeś. Następnie uporządkuj i poszerz informacje, które umieścisz w swojej profesjonalnej propozycji. Jeśli korzystasz z szablonu propozycji, zdecyduj, jak najlepiej zorganizować zawartość w jego strukturę. W przeciwnym razie możesz chcieć przejrzeć przykładowe propozycje z książek biznesowych lub z wyszukiwarek internetowych, aby dać ci wyobrażenie o tym, jak przedstawić informacje o propozycji w przekonujący sposób.
Projekt i układ Twojej profesjonalnej propozycji powinny pasować do Twojej branży i firmy. Strona tytułowa powinna zawierać Twoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe, a także ciekawą grafikę, która zainteresuje Twoich czytelników Twoim pomysłem. Jednostronicowe streszczenie, które przedstawia cele i wyniki projektu, powinno zwykle znajdować się po stronie tytułowej. Wielu profesjonalnych autorów propozycji zaleca pisanie streszczeń wykonawczych na końcu, abyś mógł przekonująco i dokładnie podsumować swoją propozycję.
Wizualne akompaniamenty do pisemnych propozycji są koniecznością w dzisiejszym świecie biznesu. Należy jednak zachować ich adekwatność do swojej profesjonalnej propozycji i upewnić się, że promują ją, a nie odciągają od niej. Dodatkowa grafika może zwiększyć przekonywanie tekstu i sprawić, że będzie on interesujący. Rozważ dołączenie pomocnych wykresów i wykresów z odpowiednimi informacjami statystycznymi. Nazwa Twojej firmy, logo, slogan i dane kontaktowe powinny pojawić się w Twojej ofercie profesjonalnie.
Profesjonalni pisarze rozumieją, jak pisać, aby odpowiedzieć na pytania, które spodziewają się, że będą mieli ich czytelnicy. Przeczytaj pierwszą wersję roboczą swojej propozycji i upewnij się, że odpowiedziałeś na każde pytanie, jakie możesz sobie wyobrazić. Przemyśl ponownie swoją ofertę cenową i spraw, aby była konkurencyjna, ale nie obniżaj się zbyt nisko, aby dostać pracę, ponieważ będzie to działać przeciwko twojemu celowi. Dobrym docelem strony dla profesjonalnej propozycji jest dziesięć stron, chociaż niektóre propozycje mają 15 stron lub więcej. Propozycje powinny być szczegółowe i dokładne, ale jeśli są również zwięzłe, mogą przykuć uwagę czytelnika.