Właściwe przygotowanie do audytu płacowego obejmuje dokładne zrozumienie na czym polega przegląd, a niejednokrotnie także uzyskanie porady prawnej. Wiąże się to również z identyfikacją przez pracodawców każdej osoby, która wykonywała dla nich usługi i kategoryzacją tych osób do statusu pracownika lub osoby niebędącej pracownikiem. Aby uniknąć konsekwencji prawnych, ważne jest, aby wszyscy pracodawcy byli na bieżąco ze swoimi procesami płacowymi, co obejmuje ciągłe porównywanie raportów płacowych z księgami głównymi, a także przegląd rozliczeń bankowych. Wielu pracodawców ponosi konsekwencje audytu płacowego, ponieważ nie mają odpowiedniej dokumentacji dla pracowników, którzy pełnią więcej niż jedną rolę zawodową, co sprawia, że dla pracodawców ważne jest zrozumienie granic separacji i przepisów prawnych.
Istnieje kilka powodów, dla których może wystąpić audyt płacowy, a wiele firm rozpoczyna przygotowania od znalezienia i utrzymania radcy prawnego. Podczas audytu płacowego podmiot zewnętrzny informuje firmę, że audyt ma się odbyć. Dzięki temu audytowana firma ma czas na przygotowanie się. Radca prawny pomaga firmom zrozumieć, jakie dokumenty należy, a jakich nie należy przekazywać stronie trzeciej przeprowadzającej audyt.
Ponieważ część audytu płac obejmuje pracodawcę dostarczającego dokumentację dotyczącą każdego ze swoich pracowników, ważne jest, aby zrozumieć prawdziwą definicję pracownika. Pracownik jest uważany za osobę, która wykonywała usługi dla firmy; jednak w niektórych przypadkach istnieją luki, które pozwalają pracodawcy nie uznawać danej osoby za pracownika. Obejmuje to sytuację, w której dana osoba prowadzi interesy dla siebie, a także osoby, które są bezpośrednimi sprzedawcami.
Dla pracodawców ważne jest również, aby rozumieli, jak klasyfikować pracowników, którzy pełnią więcej niż jedną rolę zawodową. Kiedy tak się dzieje, pracodawcy muszą posiadać dokumentację, która dokładnie rejestruje, ile godzin każdy pracownik przepracował na każdym stanowisku. Jeśli dokumentacja nie jest przechowywana, łączne wynagrodzenie każdego pracownika jest naliczane zgodnie z jego rolą, która ma najwyższą klasyfikację.
Podmiot przeprowadzający audyt będzie również chciał upewnić się, że audytowana firma posiada raporty płacowe zgodne z jej księgami głównymi. Aby przygotować się do tej części audytu płac, firmy powinny zawsze porównywać wydatki na wynagrodzenia brutto, kwoty czeków netto i wszelkie podatki potrącone z czeków pracowniczych ze wszystkimi liczbami w swoich księgach głównych. Ponadto, aby pomóc w przygotowaniu audytu, warto porównać zarówno raporty płacowe, jak i księgi główne z uzgodnieniami bankowymi. Porównanie wszystkich tych liczb pomaga pracodawcy upewnić się, że na czekach pracowniczych nie występują żadne zmiany.