Proces spadkowy składa się z sądu lokalizującego i rejestrującego majątek osoby po śmierci, spłacania zaległych zobowiązań finansowych i zwalniania salda spadkowego zidentyfikowanym spadkobiercom lub beneficjentom. Akta sądu spadkowego są składane na potrzeby tego procesu i przechowywane jako akta publiczne, dostępne za pośrednictwem sądu, w którym zarządzano spadkiem. Istnieje kilka sposobów uzyskania dostępu do akt sprawy spadkowej, ale najwłaściwszą strategią jest bezpośredni kontakt z sądem.
Słowo „probate” pochodzi od łacińskiego słowa „probare”, co oznacza „udowodnić”. W sądzie należy udowodnić autentyczność ostatniej woli i testamentu. Kiedy dana osoba umiera, prawa spadkowe, które różnią się w zależności od stanu i kraju, określają niezbędne kroki, jakie sąd powinien podjąć w celu ustalenia spadku. W Stanach Zjednoczonych prawa spadkowe podlegają jurysdykcji każdego stanu. Każdy kraj ma swój własny system, a międzynarodowe rekordy można również uzyskać przy pewnym wysiłku.
Na przestrzeni wieków prawa spadkowe drastycznie się zmieniły. Nie ma spójnych wymogów regulujących rodzaje dokumentów, ich dostępność oraz obowiązki alimentacyjne sądu. Zazwyczaj jednak obserwuje się kilka ogólnych praktyk. Większość sądów prowadzi rejestry testamentów, nazwisk zarządców lub wykonawców, sprzedaży majątku lub aktywów, wyroków i podziału majątku między beneficjentów.
Przed rozpoczęciem poszukiwań akt spadkowych ważne jest, aby zebrać jak najwięcej informacji na temat danej osoby. Przydatne statystyki obejmują imię i nazwisko, datę zgonu, hrabstwo lub miasto zgonu, informacje o małżeństwie i adres nieruchomości. Podczas gdy akta sądu spadkowego mogą dostarczyć wielu informacji na temat krewnych, zbycia majątku i aktywów oraz adresu fizycznego, mogą być również bardzo rzadkie i oferować niewiele informacji, zwłaszcza jeśli poszukiwane są akta sądu spadkowego, które mają kilkadziesiąt lat.
Pierwszą i często najprostszą strategią jest przeprowadzenie wyszukiwania w Internecie. Niestety, wiele sądów nie posiada akt spadkowych dostępnych online. Usługi wyszukiwania genealogicznego online mogą oferować pewną pomoc, ale często towarzyszą im wysokie opłaty.
Jeśli stan lub hrabstwo nie zapewnia dostępu do dokumentów spadkowych online, dane dotyczące adresu fizycznego oraz dane kontaktowe poczty e-mail lub telefonu można znaleźć na stronie internetowej sądu lub w książce telefonicznej. Większość sądów spadkowych będzie w stanie komunikować się z osobą fizyczną przez telefon lub e-mail i często będzie w stanie przesłać kopie akt za niewielką opłatą. Jednak w niektórych przypadkach sąd udostępnia akta tylko osobom, które stawiły się w sądzie osobiście, aby je podpisać.