Firmy SaaS to firmy, które zapewniają „oprogramowanie jako usługę”, sposób „wypożyczania” oprogramowania, które jest utrzymywane poza firmami, które z niego korzystają. SaaS obejmuje dostawcę korporacyjnego hostingu i obsługi aplikacji online. Oznacza to, że firmy, które chcą korzystać z oprogramowania, nie muszą kupować licencji i uaktualnień oraz utrzymywać infrastruktury IT, ale zamiast tego płacić miesięczną opłatę za dostęp. Ponadto analitycy odkryli, że zaprzestanie lub przejście z jednego oprogramowania SaaS na inne wiąże się z niższymi kosztami niż przejście z tradycyjnego oprogramowania licencjonowanego. Powstaje więc pytanie, jak wybierać między firmami SaaS, które oferują konkurencyjne produkty.
Model SaaS rozprzestrzenia się i obejmuje zarówno aplikacje biznesowe — takie jak CRM (zarządzanie relacjami z klientami), pocztę e-mail, zarządzanie finansami, HRM (zarządzanie zasobami ludzkimi), SCM (zarządzanie łańcuchem dostaw) oraz konferencje internetowe — a także narzędzia programistyczne, dzięki czemu pierwszym zadaniem przy rozważaniu różnych firm SaaS jest znalezienie tych, które oferują rodzaj oprogramowania, którego potrzebujesz. Chociaż możesz chcieć zacząć od wypróbowania tylko jednego elementu swojej działalności w nowym modelu, rozsądnie byłoby poszukać firm SaaS, za pośrednictwem których możesz zaspokoić wszystkie potencjalne przyszłe potrzeby SaaS, jeśli to możliwe. Dzięki temu będziesz mieć jedno źródło, zarówno dla wygody, jak i dla lepszej oferty. Rozważ również modele hybrydowe, które oferują połączenie rozwiązań lokalnych w połączeniu z aplikacjami do przetwarzania w chmurze. Oczywiście bez względu na to, jak planujesz korzystać z SaaS, porównując firmy SaaS, chcesz również porównać struktury cenowe.
Ponieważ niektóre firmy SaaS oferują usługi oprócz oprogramowania w swoim modelu SaaS, sprawdź, co jest oferowane, i określ, w jaki sposób dodatkowe usługi mogą odpowiadać potrzebom Twojej firmy. Ważne jest również, aby przyjrzeć się elastyczności opcji, w tym możliwości dodawania funkcji lub zmiany metod płatności. Zadaj sobie pytanie, które z firm SaaS mają skalowalność, której potrzebujesz. Zastanów się również, w jakim stopniu możesz dostosować i/lub skonfigurować oprogramowanie do swoich potrzeb.
Chociaż SaaS obniża koszty poprzez outsourcing kosztów związanych z uruchamianiem aplikacji, przenoszenie dokumentów poza firmowy intranet oraz uzależnienie od usługi w zakresie niezawodności i redundancji danych stanowi ryzyko. Sposobem na ograniczenie ryzyka jest wybór firm SaaS, które wykazują zaangażowanie i gwarantują spójne, bezpieczne działanie oraz pięć dziewiątek — 99.999% — bezawaryjności. Należy również sprawdzić opcje wsparcia: zarówno zakres oferowanych rodzajów wsparcia, jak i godziny dostępności tych opcji.