Najlepsze biznesowe dowody wpłaty spełniają podstawowe wymagania banku i odpowiednio spełniają drugorzędne funkcje tego ważnego dokumentu biznesowego. Potwierdzenia wpłaty są zazwyczaj zamawiane za pośrednictwem banku, a zatem mają wymagany kod. Funkcje dodatkowe obejmują identyfikowalność, dokładność i komunikację transakcyjną. Wszystkie te czynniki współdziałają, aby udokumentować transakcję, dzięki czemu możliwe jest dokładne prowadzenie ksiąg rachunkowych. Ponadto należy zminimalizować ryzyko kradzieży wewnętrznej lub zewnętrznej.
Jeśli depozyty są składane przez wiele osób w różnych lokalizacjach, problemem jest identyfikowalność. Najlepsze firmowe odcinki wpłaty będą umożliwiały śledzenie, kto dokonał wpłaty, kiedy i gdzie. Można tego dokonać za pomocą specjalnej linii na potwierdzeniu podpisanym przez deponenta. W celu zwiększenia identyfikowalności przydaje się wiele kwitów depozytowych, których kopie są przechowywane przez deponenta i nadzorcę oraz przekazywane do banku.
Dokładność jest ważnym czynnikiem przy wyborze najlepszych firmowych dokumentów wpłaty, ponieważ nieprawidłowe dane mogą skutkować przekroczeniem limitu w rachunku i opłatami bankowymi lub niedokładnościami na rachunkach klientów. Aby zwiększyć dokładność, firmy mogą zdecydować się na wykorzystanie potwierdzeń wpłat generowanych komputerowo. Jeżeli pokwitowania wpłaty mają być wypełniane ręcznie, powinno być wystarczająco dużo miejsca na wpisanie wszystkich czeków oraz oddzielne wpisanie wierszy dla każdego nominału weksli. Pracownicy powinni być zobowiązani do starannego napisania na wszystkich dowodach wpłaty.
Komunikacja transakcyjna może być oczywista w małej firmie, ale mniej oczywista w bardzo dużej firmie. Księgowi muszą wiedzieć, kiedy bank uzna depozyty, na jakie konto wpłata powinna zostać zasilona oraz w jakiej formie. Rozproszone operacje mogą spowodować, że kilka osób zajmie się kaucją. Dlatego ważne może być nie tylko wielokrotne kopiowanie firmowych dowodów wpłaty, ale także prowadzenie rejestru depozytowego podobnego do rejestru czekowego.
Firma musi dokonać kilku ustaleń, aby zminimalizować ryzyko kradzieży. Powinna być znana wielkość typowej transakcji biznesowej oraz ilość gotówki w porównaniu z innymi środkami płatniczymi. Inne fakty, które należy zebrać, to to, czy firma korzysta z ręcznie wypełnionych lub wygenerowanych komputerowo potwierdzeń, częstotliwość wpłat dokonywanych w godzinach pracy bankowej w porównaniu z korzystaniem z nocnych zrzutów oraz czy wpłaty będą dokonywane przez różne osoby lub przez tę samą lub dwoje ludzi. Im większa transakcja gotówkowa, tym większe wykorzystanie nocnych zrzutów, a wielokrotny depozyt przez tę samą osobę zwiększa ryzyko kradzieży przez agentów zewnętrznych i pracowników. Jednorazowe plastikowe torebki depozytowe z wieloma dokumentami wpłaty węglowej pomagają zapobiegać kradzieży nocnych depozytów.
Najlepsze biznesowe potwierdzenie wpłaty będzie uwzględniać powyższe czynniki, w stosownych przypadkach. Mogą mieć różne rozmiary, od wyrywanych arkuszy wielkości portfela do wielostronicowego raportu generowanego przez oprogramowanie księgowe. We wszystkich przypadkach powinny być logiczne, uporządkowane i łatwo zrozumiałe dla wszystkich użytkowników. Wpłaty firmowe, choć niewidoczne dla klientów, również powinny prezentować profesjonalny wygląd.