Podczas gdy stanowiska administracyjne można znaleźć w prawie każdej branży, większość tego typu stanowisk zwykle znajduje się w opiece zdrowotnej, usługach biznesowych, bankach, agencjach rządowych, firmach ubezpieczeniowych i szkołach. Zazwyczaj obejmują wszystkie działy i poziomy siły roboczej. Ze względu na dużą liczbę pracowników biurowych i asystentów biur administracyjnych zwykle istnieje duża potrzeba planowania, kierowania i nadzorowania codziennego przepływu pracy przez kierowników biur administracyjnych, aby spełnić cele operacyjne organizacji. Istnieją różne sposoby zostania kierownikiem biura administracyjnego, w tym edukacja i promocja w firmie.
Większość stanowisk kierowników biur administracyjnych wymaga uzyskania stopnia średniego, niezależnie od tego, czy jest to stopień naukowy, licencjata lub wyższy. Istnieje wiele różnych szkół, klas i programów na stanowisko administratora biura, w tym tradycyjne czteroletnie uniwersytety, koledże społeczne i szkoły handlowe. Kursy w zakresie rachunkowości, matematyki biznesowej, aplikacji komputerowych, technologii biurowej, zasobów ludzkich i prawa biznesowego zazwyczaj muszą zostać ukończone, aby uzyskać certyfikat lub stopień, aby zostać kierownikiem biura administracyjnego.
Każdy kandydat, który chce zostać kierownikiem biura administracyjnego, zwykle musi mieć odpowiednie doświadczenie zawodowe, nawet po zdobyciu wszystkich wymagań edukacyjnych na dane stanowisko. Często jest to powód, dla którego awanse wewnętrzne są najczęstszym sposobem na osiągnięcie tej pozycji. Kierownicy biura administracyjnego mają wiele obowiązków, które zazwyczaj obejmują planowanie pracy, nadzorowanie personelu, przeglądanie pracy, wypełnianie ocen pracowniczych oraz zatrudnianie i zwalnianie pracowników. Przy tak szerokim spektrum obowiązków kierownicy administracji biurowej zazwyczaj muszą znać i rozumieć mocne i słabe strony pracowników, czas trwania zadań oraz sposoby szkolenia i zarządzania innymi.
Osoba rozpoczynająca pracę na podstawowym stanowisku, np. recepcjonistka, księgowa, asystentka administracyjna lub inne stanowisko, które pomaga w nauce firmy i personelu, zazwyczaj jest prawdopodobnym kandydatem na kierownika biura administracyjnego. Oprócz doświadczenia w miejscu pracy, kandydaci zazwyczaj muszą się przygotować, biorąc udział w zajęciach rozwoju zawodowego na takie tematy, jak relacje międzyludzkie, coaching, zarządzanie czasem i zarządzanie projektami. Korzystne dla kandydata może być również poszukiwanie możliwości szkolenia superwizorów na obecnych stanowiskach. Firmy mogą również szukać zestawów umiejętności, które obejmują pracę zespołową, organizację, przywództwo i dobrą komunikację podczas awansu z wewnątrz organizacji.
Inną ważną cechą osobowości, która zwykle jest potrzebna, aby zostać kierownikiem biura administracyjnego, jest posiadanie doskonałych umiejętności ludzkich. Administratorzy biur zazwyczaj działają jako łączniki między personelem wszystkich szczebli i muszą regularnie rozwiązywać problemy. Niektóre projekty mogą obejmować działy restrukturyzacji, wdrażanie nowych zasad firmy i mediowanie konfliktów międzyludzkich. Zazwyczaj muszą również rozumieć umowy o pracę i zgłaszać wszelkie problemy wyższemu zespołowi kierowniczemu.
Bycie kierownikiem biura administracyjnego zazwyczaj wymaga od kandydata umiejętności pracy z różnymi typami osobowości i poziomami zawodowymi. Zwykle obejmuje to wszystkich, od urzędnika pocztowego po wiceprezesa. Wiedza o tym, jak być jednocześnie zorientowanym na szczegóły, analitycznym, kreatywnym i elastycznym, może być niezbędna, aby odnieść sukces na tym stanowisku.