Diagram procesów biznesowych przedstawia wizualnie procesy biznesowe krok po kroku w celu ich udoskonalenia i może być utworzony przez dowolną organizację dla dowolnego procesu. Diagramy procesów różnią się złożonością i formatem, dlatego format, zakres i poziom szczegółowości należy ustalić przed rozpoczęciem tworzenia. Po ustawieniu parametrów, kolejne etapy procesu mogą być graficznie dokumentowane, a następnie analizowane. Diagramy można tworzyć przy użyciu różnych technik, przy użyciu karteczek samoprzylepnych, papieru lub specjalistycznego oprogramowania komputerowego. Często małe zespoły ludzi tworzą diagramy, aby zapewnić dokładność.
Zdefiniowanie zakresu i granic diagramu procesów biznesowych obejmuje zrozumienie danych wejściowych, interakcji i wyników wybranego procesu. Bardzo złożone procesy lub te, które występują na wielu poziomach organizacyjnych, mogą wymagać podzielenia na wiele diagramów. Wstępne rozważenie, które procesy narysować na diagramie i ich zakresy, może zapewnić, że korzyści przewyższą koszty tworzenia.
Bez względu na poziom szczegółowości diagram procesów biznesowych jest tak korzystny, jak informacje, które do niego wchodzą. Zespoły mapujące z członkami z różnych etapów procesu mogą zatem dostarczyć cennych informacji, których pojedynczy twórca mógłby przeoczyć. Jednak pomimo rozmiaru procesu lub liczby zaangażowanych pracowników zespoły powinny pozostać wystarczająco małe, aby można było nimi zarządzać.
Diagram procesów biznesowych można utworzyć na papierze, za pomocą karteczek samoprzylepnych lub za pomocą programów komputerowych i specjalistycznego oprogramowania do obsługi procesów biznesowych. Korzyści z pracy z papierem lub karteczkami samoprzylepnymi to szybkość tworzenia, krótszy czas nauki i łatwość manipulacji. Skomputeryzowane diagramy obejmują dłuższy proces edukacyjny, ale wydłużają żywotność, ułatwiają przesyłanie informacji i można je podłączyć bezpośrednio do oprogramowania do zarządzania procesami biznesowymi.
Innym aspektem formatowania jest wybór notacji modelowania. Notacja modelowania procesów biznesowych, stworzona przez Business Process Management Initiative, jest przykładem ujednoliconego systemu graficznej notacji dla diagramów procesów. Znormalizowane systemy notacji mogą ułatwić komunikację międzywydziałową lub między firmami na temat diagramu po zakończeniu. Na przykład notacja modelowania procesów biznesowych wykorzystuje prostokąty do reprezentowania działań, romby do reprezentowania decyzji i różne strzałki do pokazania kolejności. Istnieją jednak inne formy znormalizowanej notacji; notacja może być również improwizowana.
Po wybraniu zakresu, formatu i zespołu mapującego etapy procesu można przedstawić graficznie w celu uzupełnienia diagramu. Burza mózgów na różnych etapach procesu z zespołem mapującym to jeden ze sposobów na uzupełnienie dokumentacji. Trzymanie się wybranych standardów zapisu na tym etapie może również pomóc w usprawnieniu tworzenia. Poziom szczegółowości wymagany dla mapy procesu będzie dyktować wymagane informacje na każdym etapie, które mogą obejmować opóźnienia, wrażenia klientów i wpływy zewnętrzne.
Wiele szkiców i przeglądów diagramu procesu może zapewnić, że wszystkie kroki zostały udokumentowane. Jednym ze sposobów na osiągnięcie tego jest przejście przez proces w czasie rzeczywistym z zespołem mapującym. Jeśli proces to uniemożliwia, ocenę można osiągnąć poprzez dystrybucję kopii diagramu procesu biznesowego wśród członków zespołu lub pracowników. Wypełnienie diagramu procesów biznesowych zapewnia użytkownikom wizualizację procesu biznesowego od początku do końca, co może pomóc w zarządzaniu i optymalizacji procesów biznesowych.