Zakup oprogramowania do modelowania procesów biznesowych jest drogi, a jego wdrożenie wymaga szkolenia, czasu i wysiłku. Oprogramowanie musi służyć organizacji przez kilka lat. Korzystanie z oprogramowania wpłynie na proces biznesowy organizacji. Ważne jest, aby organizacje dokładnie oceniły swoje potrzeby techniczne, funkcjonalne i dotyczące wsparcia oraz porównały oferty kilku dostawców oprogramowania do modelowania procesów biznesowych w celu wybrania tego, który zapewnia najlepszą wartość.
Organizacja może chcieć najpierw utworzyć zespół oceniający oprogramowanie dla małych procesów biznesowych, aby określić potrzeby organizacji i opracować zapytanie ofertowe (RFP). Zespół może składać się z kierownictwa i pracowników, którzy posiadają szeroką wiedzę specjalistyczną w obszarach, na które będzie miało wpływ oprogramowanie. RFP opracowane przez ten zespół można wysłać do kilku wybranych dostawców, którzy wydają się być w stanie spełnić wymagania organizacji.
Zespół oceniający rozważy cechy i funkcjonalność oprogramowania i porówna je z potrzebami organizacji. Istotne będą rodzaje i formaty produkowanych modeli. Możliwość generowania kodu z modeli do tworzenia aplikacji może być w niektórych sytuacjach krytyczna. Jeśli modele procesów będą wykorzystywane w tworzeniu oprogramowania, modele generowane przez nowy system muszą być kompatybilne. Inne funkcje, które można ocenić, obejmują raportowanie, zarządzanie dokumentami, kreatory formularzy, silniki reguł biznesowych i zarządzanie użytkownikami.
Serwer procesów biznesowych to specjalne oprogramowanie, które może oferować możliwość wykorzystania modeli procesów w projektowaniu przepływów pracy. Technologia i ludzie wchodzą w interakcję z przepływami pracy, aby zarządzać swoimi działaniami. Jeśli ta funkcja jest potrzebna, może to wpłynąć na ocenę oprogramowania.
W niektórych przypadkach oprogramowanie do modelowania musi spełniać określone standardy branżowe, takie jak notacja modelowania procesów biznesowych. Nieformalne standardy mogą zachęcać do dobrego akceptowania niektórych produktów oprogramowania do modelowania procesów biznesowych w określonych branżach. Zespół ewaluacyjny może chcieć rozważyć oprogramowanie, które zostało z powodzeniem wdrożone w jego branży.
Wsparcie oprogramowania, zarówno podczas wdrożenia, jak i po instalacji, może być istotnym czynnikiem. Wdrożenie i utrzymanie oprogramowania do modelowania procesów biznesowych może być skomplikowane. Zespół oceniający będzie chciał ustalić, czy wsparcie dostawcy oprogramowania jest adekwatne do potrzeb organizacji.
Niektóre organizacje będą mogły korzystać z określonego oprogramowania w takim stanie, w jakim jest, podczas gdy inne mogą wymagać jego dostosowania. Zespół oceniający powinien rozważyć, czy dostosowanie będzie potrzebne do spełnienia wymagań organizacji. Dostosowanie zwiększa wydatki z góry i może zwiększyć koszty w przyszłości podczas aktualizacji. Ogólnie rzecz biorąc, unikanie dostosowywania oprogramowania jest tańsze.
Koszt oprogramowania będzie ważnym czynnikiem. Należy to oceniać nie tylko pod kątem kosztów początkowych, ale także uwzględniać koszty użytkowania w całym okresie użytkowania. Niektóre czynniki kosztów życia mogą obejmować licencje na stanowiska, konserwację, dostosowania i coroczne odnawianie licencji.
Wybór najlepszego oprogramowania do modelowania procesów biznesowych może pomóc organizacji poprawić zwrot z inwestycji (ROI). Oprogramowanie do modelowania procesów biznesowych pozwala organizacji na uchwycenie i mapowanie bieżącego procesu biznesowego. Podjęcie inicjatywy przeprojektowania procesu biznesowego może skutkować optymalizacją procesu biznesowego. Oprogramowanie do modelowania procesów biznesowych jest kluczowym elementem zarządzania procesami biznesowymi, który obejmuje również mapowanie procesów biznesowych i monitorowanie procesów biznesowych.