Terminy pamięć i przechowywanie danych są często mylone. Oba są środkami, za pomocą których komputer przechowuje dane używane do wykonywania zadań. W związku z tym oba są mierzone w bajtach. Jednak pamięć i przechowywanie danych to dwie oddzielne jednostki i terminy nie powinny być zamieniane. Pamięć jest powszechnie określana jako pamięć o dostępie swobodnym (RAM), ale obejmuje również pamięć tylko do odczytu (ROM). Przechowywanie danych jest również nazywane miejscem na dysku twardym.
Główną różnicą między pamięcią a przechowywaniem danych jest ich funkcja. Pamięć masowa służy do przechowywania wszystkich informacji z komputera. Dane przechowywane na dysku twardym są trwałe i nie są tracone po wyłączeniu komputera. Gdy plik jest usuwany, usuwany jest tylko dostęp do tego pliku, a nie same informacje. Właśnie dlatego eksperci komputerowi są w stanie przywrócić informacje na komputerze, nawet jeśli takie informacje zostały usunięte. Aby trwale usunąć plik, dysk twardy musi być sformatowany lub nadpisany. Możliwe jest nawet, że pomimo sformatowania dysku ekspert nadal może przeglądać informacje. Dostępne są programy, które zapisują bezsensowne dane w informacjach o dysku, czyniąc informacje nieczytelnymi dla nikogo.
Z drugiej strony pamięć umożliwia komputerowi szybki dostęp do plików z dysku twardego. Gdy komputer uruchamia aplikację, taką jak edytor tekstu, jednostka centralna (CPU) pobiera dane z dysku twardego i ładuje je do pamięci RAM, umożliwiając szybki dostęp. Ilość pamięci RAM w komputerze ogranicza liczbę programów, które można uruchomić jednocześnie. Ponieważ informacje przechowywane w pamięci RAM są tracone po wyłączeniu komputera, zapisanie pliku w takiej aplikacji powoduje zapisanie informacji na dysku twardym, aby nie zostały utracone.
ROM służy do przechowywania oprogramowania układowego rozruchu, informacji używanych przez komputer do uruchamiania. Oprogramowanie rozruchowe informuje komputer, aby sprawdził wszystkie swoje systemy i sprzęt, a następnie otworzył system operacyjny komputera. ROM zawiera również informacje, dzięki którym komputer i jego różne dodatki sprzętowe działają poprawnie. W przeciwieństwie do pamięci RAM informacje przechowywane w pamięci ROM nie są tracone po wyłączeniu komputera.
Pamięć i przechowywanie danych mogą jednak ze sobą współpracować. Gdy komputer nie ma wystarczającej ilości pamięci RAM do obsługi swoich procesów, konwertuje część dysku twardego na pamięć wirtualną. Pamięć wirtualna działa tak samo jak pamięć RAM. Jednak ponieważ jest to część dysku twardego, korzystanie z pamięci wirtualnej spowalnia komputer. Sposobem na obejście tego jest dodanie pamięci do chorego komputera. Istnieją również produkty znane jako pamięć wymienna, z których niektóre to pendrive’y i dyski kompaktowe (CD), które umożliwiają użytkownikom przechowywanie plików i przenoszenie ich z komputera na komputer.