Wypożyczalnia koparko-ładowarki może zapewnić koparko-ładowarki o różnych rozmiarach, ale przed wynajmem koparko-ładowarki najemca będzie musiał podjąć kilka kluczowych decyzji, aby upewnić się, że otrzyma odpowiednią maszynę do pracy. Po pierwsze, najemca będzie musiał jasno zrozumieć, co może, a czego nie może zrobić koparko-ładowarka, oraz czy jest to właściwe narzędzie do pracy. Jeśli jest pewien, że wynajęcie koparki załatwi sprawę, najemca będzie musiał wiedzieć, jak głęboka jest potrzebna dziura, z jakich materiałów i w jakich warunkach.
Zawsze dobrym pomysłem jest zbadanie różnych typów koparek i osprzętu do koparek przed ich wypożyczeniem. Wiedza o tym, co wynajmować, pozwoli wypożyczalni lepiej zrozumieć potrzeby klienta, co oznacza większe prawdopodobieństwo, że klient otrzyma najlepszy produkt za te pieniądze. Najemca powinien wiedzieć, ile materiału będzie przenosił, jak głęboko będzie kopał i w jakich warunkach koparka będzie używana przez okres wynajmu. Niektóre koparko-ładowarki mają gąsienice, podczas gdy inne mają opony; to, który z nich jest najlepszy dla najemcy, będzie zależeć od warunków, w jakich koparko-ładowarka będzie używana.
Najemca będzie musiał uzyskać jak najwięcej informacji o maszynie przed wynajmem koparko-ładowarki. Powinien on upewnić się, kto jest odpowiedzialny, jeśli maszyna zepsuje się podczas pracy, ponieważ różne firmy wynajmujące mają różne zasady dotyczące uszkodzeń w określonych sytuacjach. Dokładne zapoznanie się z umową najmu przed jej podpisaniem to kluczowa część procesu najmu. Najemca powinien również upewnić się, kto jest odpowiedzialny za konserwację maszyny, ponieważ większość firm wykonuje konserwację wcześniej. Jednak gdy maszyna jest w posiadaniu najemcy, codzienna konserwacja może spaść na jego barki.
Stawki są czasami do negocjacji, więc najemca powinien mieć pewność, że przy wynajmie koparko-koparki otrzyma konkurencyjną cenę. Zadawanie jak największej liczby pytań i zdobywanie wiedzy na temat maszyny może pomóc wynajmującemu w opracowaniu lepszej stawki, podobnie jak wysyłanie większej liczby transakcji do wypożyczalni. Nawiązanie relacji z wypożyczalnią prawie zawsze ułatwi życie najemcy, zwłaszcza jeśli najemca zamierza regularnie wypożyczać sprzęt.