Sprzęt opisuje fizyczne komponenty komputerów. Monitory, klawiatury, modemy i napędy to typowe przykłady sprzętu. Specjalista zajmujący się zarządzaniem sprzętem jest odpowiedzialny za śledzenie informacji o sprzęcie firmy. Zarządzający aktywami może stworzyć system informujący, gdzie znajduje się sprzęt, daty jego otrzymania oraz notatki dotyczące przeglądów i umów dotyczących leasingowanych przedmiotów. Niektóre z najlepszych wskazówek dotyczących zarządzania aktywami sprzętowymi to stworzenie stanowiska dla profesjonalisty, który opracowuje i nadzoruje wszystkie procesy zarządzania oraz włączenie oprogramowania do zarządzania aktywami, które poprawia dokładność i wydajność śledzenia zasobów.
Wielu ekspertów uważa, że ważne jest wyznaczenie specjalisty odpowiedzialnego wyłącznie za zarządzanie zasobami sprzętowymi. Zwykle do tej roli wybierani są specjaliści ds. technologii informatycznych (IT). Niektóre obowiązki menedżera zasobów IT obejmują optymalizację procesów śledzenia zasobów oraz szkolenia i oceny członków zespołu. Może być również odpowiedzialny za planowanie przeglądów i napraw sprzętu, składanie zamówień oraz opracowywanie technik rozwiązywania problemów.
Większość specjalistów zajmujących się zarządzaniem zasobami sprzętowymi włącza do swoich procesów oprogramowanie do zarządzania zasobami. Menedżer zwykle tworzy bazę danych, która przechowuje informacje dotyczące sprzętu. Menedżerowie często używają metody śledzenia zasobów, takiej jak śledzenie kodów kreskowych. W tego rodzaju systemie do każdego elementu sprzętowego dołączany jest kod kreskowy. Specjaliści IT skanują kod kreskowy, aby pobrać odpowiedni plik zasobów z bazy danych. W ten sposób informatyk może dowiedzieć się, gdzie przedmiot ma się znajdować, kiedy został odebrany, czy jest to przedmiot, który posiada lub wydzierżawił, i czy ma on historię awarii.
Dobrą wskazówką dla zarządzania zasobami sprzętowymi jest planowanie napraw i składanie zamówień tak szybko, jak wskazują informacje w bazie danych zasobów. Zamawiając nowe elementy, gdy tylko zapasy się wyczerpią, i planując naprawy, gdy tylko wystąpi awaria sprzętu, menedżer zasobów IT może znacznie obniżyć koszty. Naprawy zwykle są mniej kosztowne niż wymiany. Menedżer, który kontroluje stany magazynowe, może skrócić czas, w którym kluczowe komponenty sprzętowe procesu biznesowego są niedostępne.
Wielu specjalistów uważa, że doskonałą praktyką zarządzania sprzętem jest konsekwentna optymalizacja i przedefiniowanie elementów systemu zarządzania aktywami. Zarządzający aktywami może tworzyć raporty ilustrujące koszty związane z IT. Może on dopasować ulepszenia i odrzucenia do pewnych praktyk zarządzania IT, a następnie odpowiednio zmienić system.