Przy zatrudnianiu muzyków na żywo na wydarzenie należy wziąć pod uwagę kilka czynników. Występy muzyków na żywo mogą mieć wpływ na ogólny sukces imprezy, dlatego reputacja muzyków i styl występów muszą zostać zbadane przed wyrażeniem zgody na ich zatrudnienie. Muzycy na żywo powinni dostarczyć własny podstawowy sprzęt i zaoferować klientom listę utworów lub wybór utworów muzycznych do wyboru. Aby chronić obie strony, częścią procesu rekrutacyjnego powinna być wiążąca umowa.
Aby stworzyć pożądaną atmosferę, należy dobrać odpowiednich muzyków grających na żywo. Należy określić, czy muzycy na żywo będą mieli zapewnioną rozrywkę, czy po prostu zapewnią podkład muzyczny podczas całego wydarzenia lub tylko jego części. Typowe zespoły muzyczne to trio jazzowe, kwartet dęty blaszany lub stingowy lub duet fletowo-harfowy. Kategorie instrumentów do wyboru obejmują instrumenty dęte drewniane, dęte blaszane, smyczki i głos. Jeśli pianino będzie częścią występu muzycznego na żywo, należy określić jego umiejscowienie i nastroić.
Zazwyczaj najlepszych muzyków można wybrać, rozmawiając z innymi osobami, które zatrudniły muzyków grających na żywo na podobne okazje. Jeśli to możliwe, udział w występie w innym miejscu zapewni, że styl i dobór muzyczny muzyków będą pasować do planowanego wydarzenia. Rozsądne jest również, aby osoby fizyczne poprosiły o listę utworów lub zapytały, czy muzycy na żywo są w stanie „zakryć” katalog muzyczny konkretnego artysty lub wykonać określony styl lub gatunek muzyczny.
Przeliterowanie wszystkich istotnych szczegółów umowy o zatrudnienie przed jej podpisaniem może zaoszczędzić cenny czas, a także frustrację spowodowaną późniejszymi nieporozumieniami. Zagwarantuje to również, że muzycy będą dostępni w żądanym dniu i czasie, a ich koszt mieści się w budżecie. Najlepiej uzgodnić z góry wszystkie szczegóły, takie jak opłaty za występ, depozyt oraz rodzaj i długość występu. Jako zabezpieczenie przed awarią, uzyskanie szczegółów na piśmie i określenie porozumienia na wypadek, gdyby którakolwiek ze stron nie dotrzymała końca umowy, jest mądrym krokiem.
Do występu na żywo może być wymagany dodatkowy sprzęt sceniczny. Może być potrzebna koordynacja między żywymi muzykami a właścicielem lub zarządcą obiektu, aby zapewnić, że cały niezbędny sprzęt będzie na miejscu do występu. Rozsądne jest również, aby poszczególne osoby odwiedzały miejsce, aby upewnić się, że jest wystarczająco duży obszar sceny dostępny dla muzyków, aby mogli bezpiecznie i komfortowo występować oraz że dostępne są odpowiednie gniazdka elektryczne i oświetlenie. Korzystne jest również umożliwienie muzykom grającym na żywo dostępu do miejsca koncertu w celu wcześniejszego umówienia się na występ.