Nowoczesne sekretarki są często spoiwem, które łączy biuro lub organizację, zapewniając, że pracownicy i klienci są we właściwym miejscu we właściwym czasie i mają odpowiednie dokumenty i potrzebne informacje. Umiejętności sekretarki sięgają od umawiania spotkań i organizowania sal konferencyjnych po przygotowywanie dokumentów prawnych. Rodzaj i wielkość firmy, w której pracuje sekretarka, często dyktują wymagane umiejętności; istnieją jednak pewne podstawowe umiejętności sekretarskie, które wszystkie sekretarki powinny opanować, w tym umiejętności pisania na klawiaturze, planowanie i telefonowanie.
Najwyższej klasy umiejętności komunikacyjne mają kluczowe znaczenie dla sekretarek. Sekretarki powinny mieć możliwość jasnego komunikowania się i udostępniania informacji klientom i współpracownikom na różne sposoby, w tym przez telefon, w dokumentach pisemnych i prezentacjach. Sekretarki często organizują wydarzenia dnia dla szefa lub działu, w tym planują spotkania i dostarczają wymagane dokumenty uczestnikom spotkań. Umiejętności kreatywnego rozwiązywania problemów są również krytyczne, ponieważ sekretarki codziennie stają przed różnymi zadaniami.
Oprócz zwykłych zadań biurowych umiejętności sekretarskie powinny obejmować również planowanie wydarzeń. Duże spotkania często odbywają się w lokalizacjach poza siedzibą firmy, takich jak centrum konferencyjne lub hotelowa sala konferencyjna. Poza rezerwacją miejsca na spotkanie i zapewnieniem dojazdu wszystkim stronom, sekretarka często zajmuje się zorganizowaniem noclegów, wypożyczeniem samochodów i transportem na lotnisko dla uczestników. Często na sekretarkę spada również zamawianie przekąsek, posiłków i napojów dla gości w trakcie spotkania, a także dbanie o odpowiednie ustawienie sali i odpowiednie zaplecze technologiczne.
Umiejętność poprawnej gramatyki, interpunkcji i ortografii ma kluczowe znaczenie przy przygotowywaniu dokumentów, prezentacji i korespondencji. Umiejętności sekretarza powinny również obejmować umiejętność efektywnego sprawdzania pracy w celu tworzenia bezbłędnych dokumentów. Niektóre stanowiska specjalistyczne, takie jak sekretarki prawnicze i medyczne, również wymagają dokładnego zrozumienia terminów używanych w tych zawodach. Umiejętność tworzenia różnorodnych grafik do użytku online, materiałów informacyjnych i prezentacji grupowych to kolejna umiejętność wymagana zwykle od sekretarek.
Opanowanie technologii jest wymagane na prawie wszystkich stanowiskach sekretarskich. Umiejętności sekretarki powinny obejmować zaawansowane umiejętności obsługi poczty e-mail, w tym pracę z załącznikami, ulotkami i zdjęciami tworzonymi za pomocą różnych programów. Wiele sekretarek pracuje w podróży, więc opanowanie najnowszych umiejętności komunikacji bezprzewodowej jest koniecznością. Dokumenty i zdjęcia często wymagają edycji i udostępniania, dlatego niezbędna jest umiejętność pracy z różnymi programami komputerowymi.