Przepisy dotyczące wózków widłowych zwykle określają wiek i stopień wiedzy wymaganej od operatorów. Mogą istnieć wymagania dotyczące funkcji bezpieczeństwa maszyn. Operatorzy są zwykle odpowiedzialni za codzienne dbanie o prawidłowe działanie maszyn. Przełożeni i inne organy zwykle ponoszą odpowiedzialność za określenie, kiedy operatorzy są zdolni do prowadzenia pojazdu i za zapewnienie, że przestrzegają przepisów podczas obsługi wózka widłowego.
Zazwyczaj obowiązują przepisy dotyczące wózków widłowych, które określają, kto może korzystać z tego typu sprzętu. Na przykład często okazuje się, że korzystanie z wózków widłowych podlega ograniczeniom wiekowym, które mogą różnić się w zależności od branży. Istnieją również przepisy, które wymagają przeszkolenia poszczególnych osób w zakresie prawidłowego użytkowania i bezpieczeństwa. Aby szkolenie było zgodne z przepisami jurysdykcji, oprócz nauczania w klasie może być wymagany pomyślny egzamin na prawo jazdy.
Ponieważ wózki widłowe mogą wyrządzić szkody osobom innym niż użytkownicy, przepisy mogą wymagać używania znaków identyfikujących obszary, w których używany jest sprzęt. Przepisy mogą dyktować odstępy, sformułowania lub obrazy na znakach. Aby dodatkowo chronić bezpieczeństwo innych, maszyny te mogą wymagać funkcji, które generują hałas, gdy poruszają się do tyłu. Może być również wymagane, aby te maszyny miały określoną liczbę i rozmieszczenie luster.
Hamulce tych maszyn są często przedmiotem regulacji dotyczących wózków widłowych. Aby maszyna została uznana za zgodną, może być wymagany określony typ układu hamulcowego lub pewien stopień osiągów. Gdy wózek widłowy jest wyposażony w hamulce pneumatyczne, operatorzy mogą być zobowiązani do posiadania certyfikatu hamulca pneumatycznego oprócz szkolenia w zakresie wózków widłowych. Zwykle operator jest odpowiedzialny za upewnienie się, że maszyna jest w odpowiednim stanie technicznym. Być może będzie musiał sprawdzić takie elementy, jak oświetlenie i napompowanie opon oraz przeprowadzić dokładną kontrolę wzrokową. Gdy okaże się, że coś nie działa prawidłowo, często wymagana jest notacja, a problem musi zostać rozwiązany przed ponownym użyciem urządzenia.
Przepisy dotyczące wózków widłowych mogą nakładać na osoby zajmujące stanowiska kierownicze, takie jak kierownicy i przełożeni, określenie, kiedy bezpieczne jest korzystanie z tych maszyn przez osoby. Na przykład naruszeniem może być zezwolenie osobie, która wygląda na nietrzeźwą lub w nieodpowiednim stanie zdrowia, na obsługę wózka widłowego. Może również należeć odpowiedzialność władz za zapewnienie, że operatorzy przestrzegają przepisów dotyczących wózków widłowych podczas obsługi maszyn. Obejmuje to wymagania, aby zawsze zapinać pasy bezpieczeństwa i przestrzegać limitów wagi.