W Stanach Zjednoczonych przepisy federalne i stanowe wymagają, aby niektórzy pracodawcy pokrywali szkody związane z pracą swoich pracowników za pośrednictwem polisy ubezpieczeniowej od odszkodowań pracowniczych. Takie polisy pokrywają koszty leczenia i utracone zarobki w przypadku odniesienia obrażeń przez pracownika w pracy. Gdy firmy ubezpieczeniowe oceniają składki na pokrycie odszkodowań dla pracowników, używają kodów klasyfikacji ustanowionych przez National Council on Compensation Insurance (NCCI) lub system klasyfikacji danego stanu. Zgłaszając roszczenia odszkodowawcze pracowników z tytułu obrażeń, pracodawcy muszą stosować kody statystyczne. Kody klasyfikacji stanowisk i kody statystyczne do raportowania to dwa podstawowe typy kodów wynagrodzeń pracowniczych.
Najczęstsze kody wynagrodzeń pracowniczych to kody klasyfikacyjne. Kodeksy te mają na celu zapewnienie uporządkowanej metody grupowania podobnych zadań i ryzyk pracowników, aby lepiej określić odpowiednie składki ubezpieczeniowe. Na przykład ryzyko odniesienia obrażeń przez osoby wykonujące obowiązki służbowe w porównaniu z rutynową pracą biurową jest znacznie mniejsze niż w przypadku wykonywania obowiązków zawodowych związanych z obsługą ciężkiego sprzętu. W związku z tym NCCI i stanowe systemy klasyfikacji grupują takie jak obowiązki zawodowe lub środowiska pracy w około 700 lub więcej kategorii podobnych opisów stanowisk, środowisk i czynników ryzyka.
Podczas korzystania z podręcznika NCCI Scopes, standardu branżowego dla kodów wynagrodzeń pracowników, każda klasyfikacja opisów stanowisk wykorzystuje czterocyfrowy kod numeryczny do identyfikacji określonych ról i warunków pracy. Na przykład kody odszkodowań pracowniczych dla asystenta elektryka i instalatora sprzętu elektrycznego to odpowiednio 3179 i 9516. Prace związane z budową betonowych przepustów i mostów mają kod klasyfikacyjny 5222. Kody dla określonych prac są przydzielane przez agentów ubezpieczeniowych, urzędników NCCI lub ubezpieczycieli i audytorów dla firmy ubezpieczeniowej, gdy firma lub organizacja po raz pierwszy ubiega się o ubezpieczenie odszkodowawcze dla pracowników. Kody klasy porównawczej pracowników są następnie wykorzystywane do określenia składek na podstawie przewidywalnego ryzyka.
Po drugiej stronie kodów wynagrodzeń pracowniczych znajdują się kody statystyczne wykorzystywane do celów sprawozdawczych. Kody te, znane również jako kody roszczeń odszkodowawczych dla pracowników lub kody dotyczące obrażeń odszkodowawczych dla pracowników, dostarczają szczegółowych informacji podczas składania wniosku o świadczenia. Kiedy pracownik zostaje ranny, pracodawca musi przedłożyć dokumentację do swojego ubezpieczyciela odszkodowawczego w celu zapłaty. Taka dokumentacja zawiera informacje o tym, które obszary ciała doznały urazu, gdzie doszło do urazu oraz inne istotne informacje. Aby uprościć proces raportowania i zapewnić uporządkowane gromadzenie danych dotyczących statystyk bezpieczeństwa pracy, stosowany jest jednolity system kodowania.
Podobnie jak kody klasyfikacji stanowisk zapewniają jednolitość w określaniu składek na ubezpieczenie odszkodowawcze pracowników, kody sprawozdawczości statystycznej zapewniają NCCI i stanowym organizacjom doradczym możliwość podsumowania danych dotyczących urazów. Zbieranie danych dotyczących statystyk wypadków w miejscu pracy wskazuje, kiedy niektóre branże wymagają dodatkowych regulacji dotyczących praktyk bezpieczeństwa lub kiedy dodatkowa edukacja dotycząca zagrożeń w miejscu pracy może okazać się korzystna. Podobnie firmy ubezpieczeniowe mogą szybciej reagować na roszczenia, używając krótkich kodów niż pisemnych opisów, które często mogą być subiektywne.