Oprogramowanie do pracy grupowej można podzielić na kategorie według tego, czy wymaga, aby użytkownicy korzystali z niego w tym samym czasie. Kiedy użytkownicy muszą używać go jednocześnie, nazywa się to synchronicznym. Jeśli użytkownicy mogą z niego korzystać w różnym czasie, nazywa się to asynchronicznym. Oba typy oferują aplikacje do użytku biznesowego i osobistego, od poczty e-mail po gry.
Poczta e-mail to wczesna aplikacja do pracy grupowej. Ta aplikacja jest asynchroniczna, ponieważ użytkownicy mogą wysyłać i odbierać wiadomości e-mail w różnym czasie. Poczta e-mail zapisuje zapis komunikacji, dzięki czemu jest przydatna do dokumentowania dyskusji i decyzji. Listy mailingowe to rozszerzenie poczty elektronicznej przeznaczone do komunikacji z grupami.
Inną asynchroniczną aplikacją są fora internetowe, które często korzystają z oprogramowania do pracy grupowej typu open source. Użytkownicy odwiedzają forum w różnym czasie i mogą czytać oraz publikować wiadomości. Fora zachowują również posty, chociaż wiele forów umożliwia użytkownikom i administratorom usuwanie lub edytowanie postów.
Wiele organizacji wdraża oprogramowanie do współpracy, w którym dokumenty przechodzą asynchronicznie od użytkownika do użytkownika, przy czym każdy użytkownik w jakiś sposób wnosi swój wkład. Na przykład potencjalny pożyczkobiorca może wypełnić wniosek o pożyczkę online i złożyć go. Pracownik firmy pożyczkowej przegląda wniosek i dodaje informacje. Wniosek o pożyczkę może następnie zostać skierowany do pracownika wyższego szczebla w celu zatwierdzenia. Po zatwierdzeniu wniosek jest przenoszony do innego pracownika w celu dokończenia przetwarzania.
Kalendarze to typowy przykład asynchronicznego oprogramowania do pracy grupowej. Użytkownicy dodają wydarzenia do swoich kalendarzy w dogodnym dla siebie czasie. Informacje te mogą być udostępniane innym użytkownikom nawet wtedy, gdy kalendarz pierwotnego użytkownika jest zamknięty.
W synchronicznym oprogramowaniu do pracy grupowej użytkownicy muszą jednocześnie znajdować się w aplikacji, aby się komunikować. Te aplikacje często służą ludziom znajdującym się w różnych lokalizacjach. Systemy czatu to synchroniczne aplikacje do pracy grupowej, które mogą wykorzystywać tekst lub wideo. Zaletą czatów tekstowych jest łatwe wyszukiwanie i przeglądanie treści. Wideo bardziej przypomina interakcję twarzą w twarz i umożliwia użytkownikom odczytywanie nawzajem wyrazów twarzy i tonu głosu.
Inny rodzaj synchronicznego oprogramowania do pracy grupowej, oprogramowanie do spotkań, jest przeznaczony do ułatwiania spotkań grup znajdujących się w różnych lokalizacjach. Ten typ oprogramowania może wykorzystywać wideokonferencje, udostępnianie ekranu komputera lub kombinację obu technologii. Firmy mogą instalować technologię wideo w salach konferencyjnych w celu dostosowania tego typu oprogramowania do pracy grupowej.
Tablice elektroniczne mogą być używane do synchronicznych konferencji online. Użytkownicy w różnych lokalizacjach mogą pisać na tablicy i widzieć, co napisali inni użytkownicy. Te systemy oprogramowania do pracy grupowej zwykle zapisują zapis tablicy.
Oprogramowanie do pracy grupowej ma również miejsce poza obszarem biznesowym. Niektóre typy gier dla wielu użytkowników to synchroniczne oprogramowanie do pracy grupowej. Gracze w różnych lokalizacjach logują się do gry i grają przeciwko innym w czasie rzeczywistym.