Oprogramowanie do pracy grupowej to oprogramowanie ułatwiające pracę grupy osób w tym samym systemie lub aplikacji, bez względu na to, gdzie się znajdują. Takie aplikacje do pracy grupowej to zwykle poczta e-mail, grupy dyskusyjne i czat. Popularne aplikacje do pracy grupowej, które są łatwo rozpoznawalne przez współczesnych użytkowników komputerów, to między innymi Lotus Notes, systemy serwerów poczty e-mail, takie jak FirstClass i Microsoft Exchange, 24Seven Office, Livelink i Workspot.
Niektórzy eksperci dzielą oprogramowanie do pracy grupowej na trzy kategorie: narzędzia komunikacyjne, narzędzia konferencyjne i narzędzia do zarządzania współpracą. Narzędzia komunikacyjne obejmują e-mail, faks i pocztę głosową. Narzędzia konferencyjne obejmują konferencje danych, głosu i wideo; oraz fora dyskusyjne i czaty. Narzędzia do zarządzania współpracą obejmują kalendarze elektroniczne, systemy zarządzania projektami i systemy przepływu pracy.
Inni eksperci dzielą oprogramowanie do pracy grupowej na dwie kategorie związane z czasem i dwie inne kategorie związane z miejscem. Gdy pracownicy korzystają z aplikacji w tym samym czasie, jest to synchroniczne oprogramowanie do pracy grupowej; pracownicy korzystający z tej samej aplikacji w różnym czasie używają jednak asynchronicznego oprogramowania do pracy grupowej. Kategorie związane z miejscem są skoordynowane, stanowią oprogramowanie do pracy grupowej, z którego korzystają osoby w tym samym miejscu; i odległość, oprogramowanie do pracy grupowej, z którego korzystają ludzie w różnych miejscach.
Firmy korzystają z oprogramowania do pracy grupowej z różnych powodów. Jednym z głównych powodów jest ominięcie tradycyjnego problemu zatrudniania pracowników w różnych miejscach, którzy muszą pracować nad tą samą aplikacją. Logując się do sieci lub serwera intranetowego, pracownicy w różnych miejscach mogą uzyskać dostęp do tej samej aplikacji i korzystać z różnych perspektyw i opinii innych. Ta funkcjonalność jest podstawowym aspektem telepracy. Jeśli możesz zalogować się do serwera firmy z dowolnego miejsca, nie musisz być w biurze, aby uzyskać dostęp do niektórych programów do pracy grupowej.
Telepraca pozwala zaoszczędzić na kosztach podróży zarówno dla firm, jak i pracowników. Może również umożliwić komunikację w czasie rzeczywistym, gdy w innym przypadku byłoby to niemożliwe. Ta komunikacja może sprzyjać lepszemu zrozumieniu celów i zadań projektów biznesowych poprzez grupową dyskusję na temat każdego kroku na drodze do osiągnięcia tych celów i celów.
Innym zastosowaniem oprogramowania do pracy grupowej jest grupowe rozwiązywanie problemów. Wiele razy niektórzy pracownicy widzą rzeczy inaczej niż inni pracownicy. Jeśli wszystkie pracują w tej samej strukturze aplikacji, mogą wspólnie rozwiązywać problemy, oszczędzając czas i pieniądze firmy. Bez oprogramowania do pracy grupowej taka współpraca w czasie rzeczywistym nie byłaby możliwa.