Usługi transkrypcyjne są często niezbędne do wprowadzenia mowy do dokumentu komputerowego, a istnieje kilka rodzajów oprogramowania, które pomagają w tym zadaniu. Jednym z najczęstszych rodzajów oprogramowania do transkrypcji jest ten, który może z grubsza samodzielnie transkrybować mowę, ponieważ rozpoznaje język, chociaż zwykle nie tak dobrze, jak robi to doświadczony transkrypcjoner. Niektórzy ludzie w tej dziedzinie używają również ekspanderów tekstu, które redukują to, co musi wpisać transkrypcjarz podczas transkrypcji długich słów. Ci, którzy prowadzą działalność związaną z transkrypcją, mogą docenić oprogramowanie, które ma na celu utrzymywanie porządku i bezpieczeństwa plików w celu zwiększenia wydajności.
Jednym z rodzajów oprogramowania do transkrypcji, które stało się szeroko stosowane na początku XXI wieku, są programy do rozpoznawania głosu. Ktoś, kto potrzebuje transkrypcji swoich słów, może użyć tego oprogramowania, aby większość swojej mowy umieścić w dokumencie komputerowym bez pomocy nikogo innego. Jednak tego typu oprogramowanie zwykle nie wykrywa, gdzie powinna znaleźć się interpunkcja, dlatego przed ukończeniem dokumentu nadal niezbędny jest transkrypcja. Osoba dyktująca przemówienie może użyć tego typu oprogramowania do transkrypcji, aby przepisać większość mowy, a następnie wysłać ją do transkrypcji w celu edycji i dodania interpunkcji w razie potrzeby.
Innym rodzajem sprzętu do transkrypcji, który może przyspieszyć pracę transkrypcji, jest oprogramowanie, które wyczuwa zamierzone słowo po wpisaniu zaledwie kilku pierwszych liter. Jest to często nazywane ekspanderem tekstu i działa, ponieważ wymaga od użytkownika najpierw utworzenia listy słów, które są często używane w branży. Następnie, za każdym razem, gdy użytkownik wpisze pierwsze litery, zwykle pojawi się całe słowo, aby zaoszczędzić czas podczas transkrypcji. Ten rodzaj oprogramowania do transkrypcji jest najbardziej przydatny, gdy długie słowa muszą być wpisywane wielokrotnie, co jest dość powszechne zarówno w branży medycznej, jak i prawniczej.
Niektórzy transkrypcjoniści korzystają z oprogramowania, które pomaga im w efektywnym prowadzeniu biznesu. Ten rodzaj programu może śledzić terminy, dzięki czemu praca zostaje przepisana na czas, a także może rozdzielać zadania między pracowników lub podwykonawców. Takie programy mogą również odpowiednio organizować pliki, dzięki czemu są łatwo dostępne i trudne do zgubienia w oprogramowaniu. Ponadto niektóre branże wymagają bezpiecznego przechowywania plików, aby dostęp do nich miały tylko upoważnione osoby, dlatego niektóre programy do transkrypcji tego typu mają zabezpieczenia, chroniące zarówno osobę dokonującą transkrypcji, jak i klienta.