Asystenci administracyjni zazwyczaj pracują w środowisku biurowym. Osoby te są zwykle zatrudniane jako doradcy jednego lub więcej starszych administratorów lub urzędników firmy. Pracę asystenta administracyjnego można znaleźć w wielu branżach, od nieruchomości po tworzenie witryn internetowych. Ich obowiązki często obejmują kombinację zadań urzędniczych, zadań specjalistycznych i zadań osobistych.
Umiejętności potrzebne asystentowi administracyjnemu mogą się znacznie różnić. Dzieje się tak, ponieważ potrzeby każdego pracodawcy mogą być bardzo różne. Dzieje się tak nawet w ramach jednej branży. Praca asystenta administracyjnego w jednej drukarni może nie obejmować wszystkich zadań lub umiejętności, jak praca w innej firmie. Z tego powodu ujawnienie i ocena obowiązków są często decydującym czynnikiem podczas procesu rozmowy, nawet jeśli jest jasne, że dana osoba ma doświadczenie w tej dziedzinie.
Prawie cała praca asystenta administracyjnego będzie obejmować pewien rodzaj obowiązków urzędniczych. Rzadko, jeśli nie niemożliwe, znaleźć takie stanowisko, gdzie umiejętności obsługi komputera nie są potrzebne. Wymagany zakres tych umiejętności obsługi komputera może ograniczać się do podstawowych funkcji arkusza kalkulacyjnego, przetwarzania tekstu i Internetu. W niektórych przypadkach może być wymagane, aby dana osoba była bardzo zaawansowana w tych dziedzinach i może potrzebować doświadczenia z mniej popularnymi programami, takimi jak oprogramowanie księgowe.
Zakres specjalistycznej wiedzy, który może być wymagany, zależy zarówno od branży, jak i firmy. Na przykład w firmie zajmującej się tworzeniem stron internetowych praca asystenta administracyjnego może wymagać pewnej wiedzy z zakresu programowania i projektowania stron internetowych. Firma zajmująca się nieruchomościami może jednak wymagać od osoby posiadania kompetencji w takich dziedzinach, jak prawo nieruchomości i geografia.
Ponieważ wielu profesjonalistów jest często zajętych, granice między asystentem administracyjnym a asystentem osobistym mogą się zacierać. Praca asystenta administracyjnego często obejmuje wykonywanie osobistych zadań dla innych osób, takich jak planowanie czynności lub odrzucanie zaproszeń, które nie są bezpośrednio związane z pracą. Takie prace mogą obejmować zadania służebne, takie jak zamawianie i dostawanie obiadu lub wysyłanie i odbieranie prywatnych przesyłek.
W niektórych firmach istnieją różne poziomy asystentów administracyjnych. Niektóre mogą być lepiej wykwalifikowane, lepiej opłacane i mieć ważniejsze tytuły niż inne. Dzieje się tak często, gdy wymagane jest obciążenie pracą więcej niż jednej osoby. Występuje również w firmach, które opowiadają się za oddzieleniem pewnych obowiązków, takich jak należności i zobowiązania. W takich przypadkach praca asystenta administracyjnego może być wyraźnie zdefiniowana lub starszy administrator może delegować obowiązki według własnego uznania.