Właścicielom firm i osobom fizycznym często zaleca się przestrzeganie standardowych wymogów dotyczących przechowywania dokumentów w celach biznesowych, podatkowych i prawnych. Wymagany czas zależy od rodzaju danego dokumentu. Niektóre wymagania dotyczące przechowywania dokumentów biznesowych mogą trwać nawet rok lub bezterminowo. W Stanach Zjednoczonych istnieją zalecane federalne wymagania dotyczące przechowywania danych, a także stanowe wymagania dotyczące przechowywania, które w niektórych przypadkach są sprzeczne. Istnieją również wymagania dotyczące przechowywania dokumentów, które są specyficzne dla dokumentacji biznesowej i innych, które dotyczą dokumentacji podatkowej.
Dokumentacja biznesowa często musi być przechowywana przez sekretarza korporacji lub właściciela małej firmy przez okres określony przez przepisy regionalne i krajowe. Powodem jest to, że klienci i inne osoby mogą pozwać firmę, a te zapisy mogą zostać wezwane w ramach procesu wykrycia w procesie cywilnym. Może również zostać zajęty przez rząd z powodu postępowania karnego przeciwko właścicielowi firmy lub firmie. Niektóre dokumenty biznesowe muszą być przechowywane przez czas nieokreślony zgodnie z przepisami obowiązującymi w niektórych jurysdykcjach, takimi jak regulaminy korporacyjne i akty własności nieruchomości będących własnością firmy. Przykładami zapisów, które często można zutylizować po trzech latach, są wyciągi z rachunków bankowych, zapisy inwentaryzacyjne i wnioski o zatrudnienie.
Istnieją również wymagania dotyczące przechowywania dokumentów, ponieważ odnoszą się one do ewidencji podatkowej. Na przykład Urząd Skarbowy w Stanach Zjednoczonych zaleca przechowywanie dokumentacji podatkowej dotyczącej zatrudnienia przez co najmniej cztery lata od pierwotnej daty wymagalności zeznania podatkowego. Często zaleca się, aby ewidencja podatku od nieruchomości była przechowywana przez czas nieokreślony. Inne ewidencje podatkowe, takie jak wniosek o zwrot podatku po złożeniu podatków, powinny być przechowywane przez co najmniej trzy lata lub jeśli osoba fizyczna jest winna podatki po złożeniu zeznania podatkowego. Eksperci podatkowi często doradzają podatnikom przechowywanie ewidencji przez siedem lat od złożenia zeznania, aby mieć pewność, że nie zostaną poddani kontroli podatkowej, co może nastąpić wiele lat po złożeniu zeznania podatkowego.
Przygotowanie i planowanie procesów sądowych lub ochrona w przypadku procesu sądowego to inne powody, dla których osoby przestrzegają standardowych wymogów dotyczących przechowywania dokumentów. Zaleca się, aby osoby fizyczne przechowywały pewne akta przez czas nieokreślony dla celów prawnych, w tym akta stanu cywilnego, takie jak akty urodzenia i dokumenty adopcyjne. Często zaleca się, aby najemcy zachowali umowy najmu do czasu wygaśnięcia przedawnienia, co oznacza, że właściciel lub najemca nie mogą już wnosić pozwu na podstawie umowy najmu.