Zadania koordynatora wydarzeń specjalnych są najczęściej spotykane w hotelach, ośrodkach wypoczynkowych, obiektach, stadionach i halach sportowych. Firmy zajmujące się kompleksową produkcją i dekoratorstwem oraz promotorzy koncertów również często zatrudniają osoby do pełnienia tej roli. Niektórzy specjaliści ds. wydarzeń planują funkcje korporacyjne, takie jak ceremonie wręczenia nagród, gale lub wyjazdy motywacyjne. Inni pracują z osobami, które chcą zorganizować spotkanie towarzyskie, takie jak wesele lub bar micwa. Niektóre zadania koordynatora wydarzeń specjalnych obejmują przygotowania do wydarzeń publicznych i festiwali, w których mogą uczestniczyć setki lub tysiące gości.
Obowiązki zwykle obejmują organizację wielu aspektów danej funkcji. Na przykład przy planowaniu publicznych festiwali lub koncertów osoby mogą być zatrudniane do promowania i marketingu tych wydarzeń na dużą skalę. Inne wymagania mogą obejmować zatrudnianie zewnętrznych dostawców i rozrywkę. Osoby z pracą koordynatora wydarzeń specjalnych mogą uzyskać pozwolenia na imprezy, zorganizować odpowiedni parking, koordynować dostawców żywności i napojów oraz obsługiwać inne szczegóły logistyczne.
Niektóre inne rodzaje zadań koordynatora wydarzeń specjalnych obejmują planowanie i organizację programów korporacyjnych. Na przykład, podróże lotnicze, transport naziemny, zakwaterowanie w hotelach, spotkania, posiłki, wycieczki poza miejsce, zajęcia integracyjne i imprezy tematyczne mogą być uwzględnione w tego typu okazjach. Liczba uczestników może wahać się od 20 do ponad 2,000 osób. Wiele stanowisk koordynatora wydarzeń specjalnych ukierunkowanych na rynek korporacyjny wymaga innego poziomu wiedzy i doświadczenia niż te, które koncentrują się na uroczystościach towarzyskich, takich jak wesela i urodziny.
Decyzje klientów korporacyjnych dotyczące ich wydarzeń są zwykle uzależnione od marketingu i brandingu produktów, a także wytycznych budżetowych. Spotkania sprzedażowe lub motywacyjne często mają na celu poprawę lub utrzymanie wysokiego morale wśród pracowników oraz zwiększenie motywacji pracowników. Jednak gdy klienci planują wydarzenia towarzyskie, cele znacznie się różnią.
Kiedy para decyduje się na ślub i planuje swój ślub, decyzje w dużej mierze opierają się na emocjach. Państwo młodzi mogą również martwić się o to, co ich przyjaciele i rodzina pomyślą o tym wydarzeniu jako ogólnym przeżyciu. Podczas gdy klienci korporacyjni są generalnie mniej zainteresowani przedmiotami dekoracyjnymi, takimi jak kwiaty, takie detale mogą być najważniejszym elementem dla klienta społecznego.
Czynniki te mogą skierować uwagę koordynatora wydarzenia na elementy projektu, takie jak znalezienie idealnego odcienia różu na centralny element, w przeciwieństwie do audiowizualnych potrzeb spotkania biznesowego na dużą skalę. Z tego powodu zadania koordynatora wydarzeń specjalnych będą się różnić w zależności od klienta i rodzaju koordynowanej imprezy lub funkcji. Jednak niezależnie od klienta, umiejętności komunikacji interpersonalnej, a także silne zdolności organizacyjne, to jedne z najważniejszych cech każdego profesjonalisty zajmującego się planowaniem wydarzeń.