Zadania związane z zarządzaniem wiedzą pomagają tworzyć scentralizowane punkty odniesienia dla całego zbioru informacji o ludziach, które firma lub organizacja posiada za pośrednictwem swojego personelu, począwszy od kadry kierowniczej aż do najmłodszych stanowisk. Istnieje kilka różnych rodzajów stanowisk pracy w organizacji, które mogą pomóc w osiągnięciu tych celów, ale jest to dziedzina, która wciąż ewoluuje, co oznacza, że wiele organizacji nadal koncentruje się na definiowaniu opisów stanowisk i tytułów.
Osoby kontynuujące karierę w terenie zwykle mają opisy stanowisk, które wspierają główne założenie działu, które obejmuje przeszukiwanie wszystkich dokumentów organizacji i plików elektronicznych w poszukiwaniu informacji, które mogą przyczynić się do przyszłego sukcesu, przeprowadzanie wywiadów z pracownikami w celu zebrania kluczowych informacji, które nie zostały napisane w dół lub udokumentowane, organizując wszystko w łatwe do zrozumienia pakiety komunikacyjne, a następnie udostępniając informacje w organizacji.
Te stanowiska stają się coraz ważniejsze, ponieważ wiele osób z wyżu demograficznego zbliża się do wieku emerytalnego, co oznacza, że ci pracownicy nie będą już w biurze, aby dostarczać konkretnej wiedzy o firmie. Firmy tworzą nowe miejsca pracy w zarządzaniu wiedzą lub poszerzają te, które mają obecnie, aby temu przeciwdziałać. Większość stanowisk w tej dziedzinie mieści się w obszarze badań i tytułem podobnym do analityka zarządzania wiedzą. Tacy analitycy, podobnie jak odpowiednicy w działach technologii informatycznych lub IT, często są proszeni o zbadanie potrzeb projektu, ustalenie wymagań, które muszą zostać spełnione w celu zaspokojenia potrzeb, oraz pomoc członkom zespołu wdrażającym rozwiązania.
Analityk może być zobowiązany do przeprowadzenia badań, zbierania i wprowadzania danych, wykonywania standardowych i optycznych skanów dokumentów z rozpoznawaniem znaków, przeprowadzania osobistych rozmów z pracownikami oraz uczestniczenia w sesjach nagrań audio. Analitycy są również często proszeni o wsparcie członków zespołu w innych zawodach związanych z zarządzaniem wiedzą, takich jak autorzy techniczni, inżynierowie/programiści, specjaliści bibliotekoznawcy i administratorzy baz danych.
Typowe role pomocy technicznej mogą obejmować indeksowanie, katalogowanie, organizowanie, poprawianie, podsumowywanie, eksplorację danych i publikowanie danych. Eksploracja danych to wykorzystanie wyrafinowanych, zaawansowanych technologicznie technik i narzędzi do odkrywania informacji, które w innym przypadku mogłyby pozostać niezauważone.
Stanowiska związane z zarządzaniem wiedzą na szczeblu nadzorczym i wyższym mają zwykle te same tytuły i obowiązki, co podobne stanowiska w branży ogólnej i IT. Dwie podstawowe różnice polegają na tym, że tytuły są zazwyczaj poprzedzone słowem „zarządzanie wiedzą”, a stanowiska zwykle wymagają określonego doświadczenia w danej dziedzinie. Pożądane kwalifikacje na stanowisko na poziomie menedżerskim często wymagają kogoś z solidnymi referencjami w administracji biznesowej, doświadczeniem w zakresie technologii informatycznych, doświadczeniem badawczym w szczególności w zakresie zarządzania wiedzą i sprawdzonymi umiejętnościami zarządzania. Ten wzorzec tytułów zawodowych i kwalifikacji zwykle trwa aż do najwyższego stanowiska w tej dziedzinie dla tych organizacji, które go posiadają: dyrektor ds. wiedzy.