Przychody i wydatki kapitałowe to aspekty zarządzania przedsiębiorstwem, które na pierwszy rzut oka wydają się bardzo podobne. Zarówno dochody, jak i wydatki kapitałowe dotyczą wydawania pieniędzy na przetrwanie i rozwój firmy. Kluczową różnicą między nimi jest cel wydatków i miejsce, w którym trafiają pieniądze. Przychody są przeznaczone na krótkoterminowe koszty, które nie są później wykorzystywane do rozwoju firmy, takie jak naprawy. Nakłady inwestycyjne dotyczą aktywów długoterminowych, takich jak nowe pojazdy lub oprogramowanie, które posłużą do wzmocnienia firmy.
Wydatki przychodowe to pieniądze wydawane natychmiast na cele krótkoterminowe. Są to wydatki związane z aktywami, takie jak naprawa, które mogą, ale nie muszą, wydłużyć żywotność danego aktywa. Wydatki przychodowe są częściej kojarzone z codziennymi kosztami, jakie firma ponosi w całym cyklu życia.
Wydatki kapitałowe to pieniądze wydawane na aktywa, które zwiększą zdolność firmy do generowania zysku lub działania na wyższym poziomie wydajności. Nowe oprogramowanie, pojazdy, maszyny i narzędzia, które będą używane przez co najmniej 12 miesięcy, są uważane za nakłady inwestycyjne. Wydatki kapitałowe, w przeciwieństwie do przychodów, są postrzegane bardziej jako inwestycja niż koszt, ponieważ służą wzmocnieniu firmy, aby mogła lepiej prowadzić interesy.
Kupując składnik aktywów kapitałowych, firma albo rozłoży koszt na cały okres użytkowania składnika aktywów, albo kupi go wprost. Jeśli zasób to taki, który straci na wartości, na przykład pojazd, wydatek jest zwykle rejestrowany przez cały cykl życia. Jeśli zasób pozostanie w tym samym stanie, na przykład oprogramowanie, wydatek jest rejestrowany od razu.
Chociaż nakłady inwestycyjne mają przynieść wzrost i wzmocnić firmę, nie zawsze tak jest. Czasami nakłady inwestycyjne nie kończą się zwiększeniem zysku. Inwestorzy często postrzegają nakłady inwestycyjne jako dobry znak, ale inwestorzy muszą również być sceptyczni, ponieważ zyski biznesowe mogą nie wzrosnąć.
Kwoty przychodów i nakładów inwestycyjnych są rejestrowane na oddzielnych kontach. Rozdzielenie tych dwóch ułatwi inwestorom rozpoznanie, dokąd trafiają pieniądze, oraz rozliczenie związanych z nimi kosztów obu wydatków. Niektóre firmy biorą udział w oszustwach księgowych, w których dochody i wydatki kapitałowe są łączone, aby wyglądało na to, że firma wydaje wszystkie swoje pieniądze na wydatki kapitałowe. To fałszywie prowadzi inwestorów do przekonania, że firma wydaje duże pieniądze na aktywa kapitałowe, gdy tak nie jest.