Konsultant szkoleniowy, podobnie jak większość innych rodzajów konsultantów, jest doświadczonym profesjonalistą zorientowanym w określonej dziedzinie, który oferuje usługi dla firmy. Jednak w przeciwieństwie do innych konsultantów konsultant szkoleniowy specjalizuje się w procesach wykorzystywanych do profesjonalnego szkolenia. Porady i usługi oferowane przez tego konsultanta pomagają firmom i innym grupom w bardziej efektywnym szkoleniu. Większość konsultantów nie pracuje dla firmy, w której oferuje pomoc, ale pracuje dla własnej firmy konsultingowej lub większej firmy. Można go również zakwalifikować jako niezależnego wykonawcę, oferującego usługi na podstawie umowy kontraktowej.
Konsultant szkoleniowy prawdopodobnie ma więcej niż jednego klienta na raz i może dzielić godziny między różnymi klientami. W ten sposób firmy mogą uzyskać dostęp do wiedzy, którą tylko profesjonalista może właściwie dostarczyć, bez konieczności zatrudniania eksperta do pracy w firmie. Wiele organizacji uważa konsultantów szkoleniowych za korzystny dodatek do skutecznego wewnętrznego zespołu szkoleniowego, nawet jeśli firma ma pewne doświadczenie w firmie.
Konsultanci szkoleniowi pracują nad analizą procesów szkoleniowych wykorzystywanych przez firmę, znajdowaniem problemów w systemie, a następnie opracowywaniem sposobów ich rozwiązywania. Po przeanalizowaniu istniejącego systemu szkoleniowego konsultanci szkoleniowi doradzą, jak zreorganizować szkolenia w świetle ich specjalizacji. Będą obserwować i oceniać system szkoleń, a następnie na podstawie swoich ustaleń udzielać porad dotyczących organizacji i struktury systemu. Powszechnie stosowane techniki mogą obejmować wdrażanie nowych metod, restrukturyzację lub wprowadzanie ulepszonej technologii. Ostatecznym celem ich wysiłków jest maksymalizacja efektywności w dziale szkoleń.
Konsultanci szkoleniowi mogą czasem nie mieć żadnej specjalizacji. Częściej jednak są one zasobem w jednym lub kilku konkretnych obszarach, które łączą wiedzę szkoleniową w celu stworzenia wiedzy, której nie można zapewnić nigdzie indziej. Gdy zespół szkoleniowy potrzebuje dostępu do eksperta na jednym etapie projektu, może zatrudnić konsultanta szkoleniowego, który udzieli cennej pomocy w tym konkretnym obszarze.
Oferując zewnętrzne spojrzenie na firmę, konsultant szkoleniowy może również ujawnić problemy, które w innym przypadku mogłyby pozostać niezauważone. Ponadto konsultant szkoleniowy może wnieść wiedzę specjalistyczną, która choć nie jest wewnętrzna, jest odpowiednio doświadczona, ale terminowa i efektywna kosztowo. Chociaż część ich pracy może wiązać się ze szkoleniem trenerów, obowiązkiem konsultanta szkoleniowego nie jest po prostu szkolenie, ale także udzielanie pomocy i profesjonalnych porad tym, którzy to robią.