Όταν οι επιχειρήσεις και οι οργανισμοί προσλαμβάνουν υπαλλήλους, πολλές φορές, δημιουργούν μια περίληψη του ιδανικού τύπου ατόμου που μπορεί να εκπληρώσει καλύτερα μια θέση εργασίας. Μέσα σε αυτή τη σύνοψη βρίσκεται μια λίστα με τις απαραίτητες δεξιότητες που απαιτούνται για την αποτελεσματική ολοκλήρωση των καθηκόντων από τα οποία αποτελείται η εργασία. Οι περισσότερες εταιρείες αναφέρονται σε αυτόν τον τύπο περίληψης ως προδιαγραφή προσώπου. Η δημιουργία μιας λεπτομερούς προδιαγραφής προσώπου παρέχει οφέλη στους εργοδότες, αλλά έχει και μειονεκτήματα. Υπάρχουν ορισμένες οδηγίες που πρέπει να ακολουθήσετε για να δημιουργήσετε μια αποτελεσματική προδιαγραφή ατόμου.
Εντός των προδιαγραφών ενός ατόμου είναι μια λεπτομερής λίστα που συνήθως περιλαμβάνει όλες τις απαιτούμενες δεξιότητες, εκπαίδευση και εμπειρία που χρειάζεται να έχει ένα άτομο προκειμένου να εκπληρώσει αποτελεσματικά μια θέση εργασίας. Οι περισσότερες προδιαγραφές περιλαμβάνουν τον τίτλο μιας θέσης εργασίας και σε ποιο επίπεδο εμπίπτει στην εταιρεία. Παρατίθεται επίσης η τοποθεσία της εργασίας και ο ανώτερος υπάλληλος στον οποίο θα αναφερθεί ο νέος υπάλληλος. Δεδομένου ότι όλες οι θέσεις εργασίας δημιουργούνται με γνώμονα έναν σκοπό, παρατίθενται οι στόχοι που πρέπει να επιτύχει ο εργαζόμενος, καθώς και τα καθήκοντα που πρέπει να ολοκληρωθούν.
Αν και μια προδιαγραφή ατόμου διαφέρει από την περιγραφή θέσης εργασίας, εξακολουθεί να είναι πολύ επωφελής για τους εργοδότες. Οι προδιαγραφές των προσώπων δεν βλέπονται από τους αιτούντες, μόνο από την πρόσληψη προσωπικού, κάτι που τους κάνει να διαφέρουν από τις περιγραφές θέσεων εργασίας. Αφού ένας εργοδότης δημιουργήσει αυτό το είδος προδιαγραφών, είναι σε θέση να προσδιορίσει εύκολα ποιοι υποψήφιοι για εργασία έχουν τη δυνατότητα να εκπληρώσουν καλύτερα την αντίστοιχη θέση εργασίας, καθώς και τους υποψηφίους που δεν είναι ιδανικοί. Αυτό δίνει τη δυνατότητα σε μια επιχείρηση να ολοκληρώσει τις διαδικασίες πρόσληψης με τον πιο αποτελεσματικό από άποψη χρόνου τρόπο.
Παρόλο που μια προδιαγραφή ατόμου μπορεί να κάνει τη διαδικασία πρόσληψης για μια επιχείρηση πολύ πιο απλή, εξακολουθεί να έχει τα μειονεκτήματά της. Εάν δεν δημιουργηθεί αποτελεσματικά, αυτός ο τύπος προδιαγραφών μπορεί να υποστεί νομικές συνέπειες για διάφορους λόγους. Η ορολογία που αναφέρεται στις προδιαγραφές του ατόμου δεν μπορεί ποτέ να αποκαλύψει προκαταλήψεις που δεν ισχύουν για τη θέση εργασίας. Κάτι τέτοιο θα μπορούσε να έχει ως αποτέλεσμα οι προδιαγραφές να θεωρούνται διακρίσεις.
Κάθε φορά που ένας εργοδότης δημιουργεί προδιαγραφές ατόμων για θέσεις εργασίας, θα πρέπει να τηρεί διάφορες οδηγίες. Ο εργοδότης δεν πρέπει ποτέ να περιλαμβάνει απαιτήσεις ή προδιαγραφές που δεν ισχύουν για τη θέση εργασίας που καλείται. Οποιοδήποτε κριτήριο μπορεί να αξιολογηθεί αμερόληπτα ή ουδέτερα δεν θα πρέπει επίσης να συμπεριληφθεί ποτέ. Προκειμένου να προσληφθεί το πιο κατάλληλο άτομο, θα πρέπει να αποφεύγεται η υπερεκτίμηση των εργασιακών καθηκόντων και απαιτήσεων. Ο εργοδότης πρέπει επίσης να περιλαμβάνει τους λόγους για τους οποίους περιλαμβάνεται κάθε απαίτηση. Μια προδιαγραφή ατόμου θα πρέπει επίσης να ενημερώνεται και να αναθεωρείται σε περιοδική βάση για να διασφαλίζεται η εγκυρότητά της.
SmartAsset.