Η επιχειρηματική επικοινωνία είναι ένα ευρύ πλαίσιο που περιλαμβάνει τον τρόπο με τον οποίο μια εταιρεία παρουσιάζεται εσωτερικά και εξωτερικά και μεταδίδει το μήνυμά της στους καταναλωτές. Αποτελείται τόσο από προφορική όσο και από γραπτή επικοινωνία, αλλά είναι το μέρος που λαμβάνει χώρα στη γραφή που καθορίζει το ύφος και τη δημόσια εικόνα μιας εταιρείας. Γενικά, μια εταιρεία μπορεί να επιλέξει στυλ επιχειρηματικής επικοινωνίας που ενσωματώνει τυπικούς, απλούς και συνομιλητικούς τρόπους διεύθυνσης.
Οι εταιρείες συχνά λαμβάνουν στρατηγικές αποφάσεις σχετικά με το στυλ επιχειρηματικής επικοινωνίας που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι εργαζόμενοι για την εκπλήρωση διαφόρων καθηκόντων. Είναι λογικό να πούμε ότι εάν μια εταιρεία δεν υιοθετήσει μια προληπτική στάση στο στυλ της επιχειρηματικής επικοινωνίας, είναι πιο πιθανό να προκύψουν σοβαρά προβλήματα λόγω λανθασμένης επικοινωνίας. Ορισμένες εταιρείες έχουν ένα πολύ περίπλοκο σχέδιο επικοινωνίας που περιγράφει λεπτομερώς την προσέγγιση και τον τόνο για όλους τους τύπους επικοινωνίας. Άλλοι με μικρότερο προϋπολογισμό τείνουν να σπάσουν το στυλ επικοινωνίας σε εσωτερικές και εξωτερικές προσεγγίσεις.
Οι εσωτερικές επικοινωνίες είναι πιο πιθανό να είναι άτυπες ή περιστασιακές. Μια εταιρεία συνήθως απαγορεύει ορισμένους τύπους γλώσσας ή συμπεριφοράς, αλλά τείνει να χαλαρώσει τους επίσημους κανόνες επικοινωνίας μεταξύ των εργαζομένων. Αυτό σημαίνει ότι ένας υπάλληλος δεν χρειάζεται απαραίτητα να ανησυχεί για το στυλ γραφής όταν στέλνει ένα email σε έναν συνάδελφο. Η αλληλογραφία του μπορεί να είναι πιο φιλική και να χρησιμοποιεί συνομιλίες.
Παραμένει συχνά μια διάκριση μεταξύ οριζόντιας και κάθετης εσωτερικής επικοινωνίας. Οι τύποι διευθύνσεων που μπορεί να είναι κατάλληλοι μεταξύ δύο υπαλλήλων που κατέχουν την ίδια θέση μπορεί να είναι ακατάλληλοι σε μια επικοινωνία από έναν υπάλληλο στο προϊστάμενό του. Έτσι, η εσωτερική επιχειρηματική επικοινωνία μπορεί συχνά να είναι τυχαία, με ορισμένες κοινές παραμέτρους ευπρέπειας.
Η εξωτερική επικοινωνία έχει τις περισσότερες φορές στυλ επιχειρηματικής επικοινωνίας που προσδιορίζονται για κάθε τύπο επιχειρηματικής αλληλεπίδρασης με εξωτερικά μέρη. Για παράδειγμα, μια εταιρεία μπορεί να δώσει εντολή στους υπαλλήλους της να επικοινωνούν με τους σημερινούς και πιθανούς πελάτες με επίσημο ύφος. Αυτό θα σήμαινε να απευθύνεστε στους ανθρώπους με τίτλο και επώνυμο, ακόμη και αν η αλληλογραφία είναι μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, για παράδειγμα.
Ομοίως, μια εταιρεία μπορεί να επιβάλει ένα επίσημο ύφος στις γραπτές αναφορές, όπως η ετήσια έκθεση της εταιρείας στους μετόχους. Αυτό εμποδίζει τους υπαλλήλους να γίνουν πολύ φιλικοί με εξωτερικά μέρη ή να αποκαλύψουν ακατάλληλες πληροφορίες ενώ αστειεύονται. Στην πραγματικότητα, το προεπιλεγμένο στυλ επικοινωνίας για τις περισσότερες εταιρείες είναι επίσημο, καθώς είναι πιο δύσκολο να πάει στραβά παρατηρώντας μια ορισμένη απόσταση στις επικοινωνίες με τρίτους.
Οι επιχειρήσεις που επιτρέπουν ανεπίσημες, απλές ή προφορικές μορφές επιχειρηματικής επικοινωνίας με εξωτερικά μέρη περιορίζουν συνήθως την άδεια στο μάρκετινγκ. Εάν το τμήμα μάρκετινγκ θέλει να τοποθετήσει ένα προϊόν με έναν συγκεκριμένο τρόπο ή φτιάξει ένα μήνυμα που η εταιρεία πιστεύει ότι πρέπει να διαθέτει φιλικό τόνο, χρησιμοποιούνται αυτά τα στυλ. Λιγότερο επίσημα στυλ επιχειρηματικής επικοινωνίας είναι συνήθως κατάλληλα μόνο σε άλλα εξωτερικά πλαίσια, όταν υπάρχει μια πολύ στενή σχέση μεταξύ του εργαζομένου και του τρίτου που απαιτεί ένα πιο χαλαρό στυλ επικοινωνίας.
SmartAsset.