Τα μεγαλύτερα πλεονεκτήματα της τηλεδιάσκεψης είναι η αποδοτικότητα και το κόστος. Σε μια τηλεδιάσκεψη, κανείς δεν χρειάζεται να ταξιδέψει περισσότερο από την οθόνη του υπολογιστή του. Οι συμμετέχοντες μπορούν να συνδεθούν από οπουδήποτε και το μόνο που απαιτείται συνήθως είναι βασική τεχνολογία υπολογιστών και κάποιο είδος λογισμικού τηλεδιάσκεψης. Η εξοικονόμηση κόστους είναι συνήθως τεράστια. Όχι μόνο διατηρούνται τα έξοδα ταξιδιού και ο χαμένος χρόνος κατά τη μεταφορά, αλλά οι συνεδριακοί χώροι δεν χρειάζεται να ενοικιαστούν, να κρατηθούν ή να συντηρηθούν.
Καθώς το Διαδίκτυο έχει γίνει πιο πανταχού παρόν, η χρήση των διαδικτυακών τηλεδιάσκεψης έχει γίνει όλο και πιο δημοφιλής στον επιχειρηματικό κόσμο. Η τηλεδιάσκεψη επιτρέπει σε εταιρείες, οργανισμούς και άλλες εμπορικές ομάδες να μεταδίδουν τις διασκέψεις τους online σε πραγματικό χρόνο. Αυτό επιτρέπει πολύ πιο ισχυρή συμμετοχή, τόσο από συμμετέχοντες που βρίσκονται από απόσταση όσο και από εκείνους τους τοπικούς συμμετέχοντες που μπορεί να μην έχουν χρόνο να εγκαταλείψουν τα γραφεία τους ή να ταξιδέψουν σε όλη την πόλη.
Οι πρώτες μέρες της τηλεδιάσκεψης χαρακτηρίστηκαν από στοιχεία βίντεο σε κατά τα άλλα πραγματικά συνέδρια. Τα πλεονεκτήματα αυτού του είδους τηλεδιάσκεψης παραμένουν σε ισχύ και εξακολουθούν να χρησιμοποιούνται σήμερα. Πολλά μεγάλα συνέδρια μεταδίδονται ταυτόχρονα ή μεταδίδονται μέσω διαδικτύου σε εκδόσεις ροής στο διαδίκτυο, ώστε να επιτρέπεται η εξ αποστάσεως συμμετοχή. Οι συμμετέχοντες που παρακολουθούν αυτές τις διαδικτυακές διασκέψεις βίντεο μπορούν συνήθως να συμμετάσχουν μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε έναν συντονιστή ή μέσω λειτουργιών διαδραστικής συνομιλίας στον ιστότοπο της βιντεοδιάσκεψης.
Τα πλεονεκτήματα της τηλεδιάσκεψης επεκτάθηκαν μόνο με την αλλαγή τεχνολογίας. Ενώ οι εκπομπές μέσω διαδικτύου εξακολουθούν να είναι συνηθισμένοι τρόποι χρήσης της τεχνολογίας τηλεδιάσκεψης για την ενσωμάτωση απομακρυσμένων συμμετεχόντων, η τεχνολογία χρησιμοποιείται επίσης για τη σύνδεση αποκλειστικά απομακρυσμένων συμμετεχόντων. Ένα από τα κύρια πλεονεκτήματα του λογισμικού τηλεδιάσκεψης σήμερα είναι η δυνατότητα φιλοξενίας αποκλειστικά διαδικτυακών συναντήσεων και συνεδρίων.
Τα συστήματα τηλεδιάσκεψης δεν είναι γενικά περίπλοκα και απαιτείται σχετικά μικρός εξοπλισμός τηλεδιάσκεψης για να φιλοξενήσει μια επιτυχημένη συνάντηση στο διαδίκτυο. Το μόνο που απαιτείται συνήθως είναι ένας υπολογιστής έτοιμος για το Διαδίκτυο, μια κάμερα ιστού και κάποια μορφή λογισμικού τηλεδιάσκεψης. Συνήθως υπάρχει ένας μεγάλος αριθμός πακέτων λογισμικού για να διαλέξετε, από δωρεάν προγράμματα που βασίζονται στο διαδίκτυο έως πιο ασφαλείς, προστατευμένες εφαρμογές. Ορισμένα προγράμματα διασκέψεων μπορούν να μετατρέψουν τα κινητά τηλέφωνα σε κινητά γραφεία και τα περισσότερα επιτρέπουν την πρόσβαση από οπουδήποτε υπάρχει σύνδεση στο Διαδίκτυο.
Ένα από τα βασικά πλεονεκτήματα της τηλεδιάσκεψης είναι η δυνατότητα γρήγορης συγκέντρωσης ατόμων από μια ποικιλία τόπων και ζωνών ώρας. Τα περισσότερα προγράμματα λογισμικού δημιουργούν μια εικονική «αίθουσα συσκέψεων» όπου οι συμμετέχοντες μπορούν να συνδεθούν, να ενεργοποιήσουν τις διαδικτυακές τους κάμερες και να συμμετέχουν και να αλληλεπιδρούν μεταξύ τους σαν να ήταν όλοι στον ίδιο χώρο. Οι τηλεδιασκέψεις μπορούν να σχεδιαστούν ως συζητήσεις στρογγυλής τραπέζης ή ως παρουσιάσεις από ένα ή περισσότερα άτομα. Τις περισσότερες φορές, οι συμμετέχοντες μπορούν να συνομιλούν ορατά μεταξύ τους μέσω βίντεο και δεν υποβιβάζονται σε αίθουσες συνομιλίας ή αλληλογραφία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι συμμετέχοντες μπορούν επίσης να ανεβάζουν και να κατεβάζουν εύκολα έγγραφα κατά τη διάρκεια μιας τηλεδιάσκεψης.
Ένα άλλο πλεονέκτημα της τηλεδιάσκεψης είναι η έτοιμη δυνατότητα αρχειοθέτησης διαδικασιών. Τις περισσότερες φορές, οι τηλεδιασκέψεις μπορούν να αποθηκευτούν, να δημιουργηθούν αντίγραφα ασφαλείας και να αναθεωρηθούν αργότερα. Αυτό επιτρέπει στις εταιρείες να έχουν αρχείο όλων όσων αναλήφθηκαν ή αποφασίστηκαν σε μια συνάντηση χωρίς να χρειάζεται να ορίσουν έναν συμμετέχοντα ως γραμματέα ή καταγραφέα.
Όλο και περισσότερες εταιρείες επιλέγουν τηλεδιασκέψεις έναντι των παραδοσιακών διασκέψεων, τόσο ως τρόπο εξοικονόμησης χρημάτων όσο και ως μέσο αύξησης της παραγωγικότητας των εργαζομένων. Με αυτό, περισσότεροι άνθρωποι είναι συχνά σε θέση να συμμετάσχουν, με μικρό ή καθόλου κόστος για κανέναν. Ενώ κάτι χάνεται απουσία πραγματικών προσωπικών συναντήσεων, για εταιρείες με γραφεία σε πολλές πόλεις ή ακόμη και σε πολλές χώρες, τα πλεονεκτήματα της τηλεδιάσκεψης είναι δύσκολο να ξεπεραστούν.
SmartAsset.