Μία από τις καλύτερες συμβουλές για τη διαχείριση των καθηκόντων του επόπτη είναι να διατηρείτε πάντα ανοιχτές γραμμές επικοινωνίας με τους υπαλλήλους που επιβλέπονται. Η δημιουργία μιας λίστας υποχρεώσεων είναι επίσης χρήσιμη, αλλά οι επόπτες πρέπει να θυμούνται να μην ανησυχούν εάν μια λίστα υποχρεώσεων δεν ολοκληρωθεί εγκαίρως, καθώς αυτό προκαλεί άγχος και μειώνει την παραγωγικότητα. Η αποτελεσματική διαχείριση καθηκόντων επόπτη περιλαμβάνει επίσης τη χρήση του δικαιώματος κάποιου να αναθέτει ορισμένα οργανωτικά καθήκοντα. Δεδομένου ότι οι επόπτες είναι υπεύθυνοι για να διασφαλίσουν ότι οι εργαζόμενοι ολοκληρώνουν τα εργασιακά καθήκοντα με αποτελεσματικό και αποδοτικό τρόπο, η χρήση μιας εφαρμογής διαχείρισης έργου είναι επωφελής, επειδή η απόδοση κάθε εργαζομένου μπορεί να παρακολουθείται.
Η παρακολούθηση εργαστηρίων για τη βελτίωση των δεξιοτήτων επικοινωνίας είναι μια πολύτιμη συμβουλή που πρέπει να ακολουθήσουν οι επόπτες. Όταν υπάρχουν λανθασμένες επικοινωνίες μεταξύ προϊσταμένων και εργαζομένων, όλα τα μέρη επηρεάζονται και η παραγωγικότητα μειώνεται. Οι επόπτες που διατηρούν ανοιχτές γραμμές επικοινωνίας είναι σε θέση να εντοπίζουν και να επιλύουν προβληματικά ζητήματα καθώς προκύπτουν. επιτρέποντάς τους να διαχειρίζονται καλύτερα τα καθήκοντα του προϊσταμένου.
Ο όγκος των εργασιακών καθηκόντων που έχει ένας προϊστάμενος είναι συνήθως μεγάλος σε αριθμό, γεγονός που καθιστά σημαντική τη δημιουργία μιας λίστας υποχρεώσεων. Υπάρχουν πολλές δωρεάν διαδικτυακές εφαρμογές που μπορούν να χρησιμοποιήσουν οι επόπτες για να δημιουργήσουν μια λίστα υποχρεώσεων. Είναι καλύτερο να χρησιμοποιήσετε μια εφαρμογή που επιτρέπει στον χρήστη να κάνει τροποποιήσεις, επειδή θα πρέπει να αναμένεται ότι τα καθήκοντα θα αλλάξουν και ορισμένες εργασίες δεν θα ολοκληρωθούν εγκαίρως. Μια χρήσιμη συμβουλή για τη δημιουργία μιας λίστας υποχρεώσεων είναι να ξεκινήσετε με μια μικρή ποσότητα εργασιών. Καθώς κάθε εργασία ολοκληρώνεται, οι επόπτες είναι σε θέση να καθορίσουν πώς να δημιουργήσουν μια λίστα που τους επιτρέπει να διαχειρίζονται αποτελεσματικότερα τα καθήκοντά τους ως επόπτη.
Οι επόπτες έχουν το δικαίωμα να αναθέτουν καθήκοντα και η εξουσία αυτή πρέπει να χρησιμοποιείται όσο το δυνατόν περισσότερο. Σε πολλούς οργανισμούς, οι επόπτες ολοκληρώνουν εργασιακά καθήκοντα που μπορούν να ανατεθούν στους υπαλλήλους που εποπτεύουν. Αυτά τα καθήκοντα συχνά περιλαμβάνουν τη συλλογή πληροφοριών, έρευνας και καθηκόντων που είναι παρόμοια με τις υπάρχουσες ευθύνες των εργαζομένων. Όσο περισσότερα καθήκοντα μπορούν να αναθέσουν οι επόπτες, τόσο περισσότερο χρόνο θα πρέπει να επικεντρωθούν σε πιο σημαντικά καθήκοντα επόπτη. Κατά την ανάθεση καθηκόντων, είναι σημαντικό οι επόπτες να θυμούνται ότι πιθανότατα θα θεωρηθούν υπεύθυνοι εάν τα ανατεθέντα καθήκοντα δεν ολοκληρωθούν αποτελεσματικά.
Η χρήση μιας εφαρμογής διαχείρισης έργου είναι επωφελής για τους επόπτες επειδή τους επιτρέπει να παρακολουθούν την απόδοση των εργαζομένων. Επιπλέον, αυτό το εργαλείο επιτρέπει συστηματικά στους επόπτες να διαχειρίζονται διαφορετικά σύνολα δευτερευουσών εργασιών. Οι επόπτες που χρησιμοποιούν εφαρμογές διαχείρισης έργου είναι πιο πιθανό να τηρούν τις προθεσμίες του έργου και να διαχειρίζονται τα καθήκοντά τους.
SmartAsset.