Διαχωρισμός καθηκόντων είναι η χρήση πολλαπλού προσωπικού για την εκτέλεση εργασιών για τον περιορισμό των πιθανοτήτων απάτης, κλοπής και λαθών. Διαχωρίζοντας μια εργασία σε στοιχεία που χειρίζονται διαφορετικά μέλη του προσωπικού, μια εταιρεία μπορεί να αποτρέψει ανεπιθύμητες δραστηριότητες και να ασκήσει καλύτερους ελέγχους ποιότητας. Αυτό μπορεί να είναι δύσκολο σε μια μικρή εταιρεία όπου το προσωπικό μπορεί να είναι πολύ περιορισμένο, αλλά σε μεγάλες εταιρείες μπορεί να είναι ένα κρίσιμο μέρος ενός προγράμματος ασφάλειας. Σε ορισμένες περιοχές, οι νόμοι επιβάλλουν ρητά τον διαχωρισμό των καθηκόντων για ευαίσθητα καθήκοντα. Σε ένα ιδιαίτερα σημαντικό παράδειγμα, ο καπετάνιος ενός πλοίου δεν μπορεί να εκτοξεύσει πυραύλους κρουζ χωρίς να ακολουθήσει μια πολύ συγκεκριμένη, και χωρισμένη, αλυσίδα διοίκησης.
Σε έναν χώρο εργασίας όπου χρησιμοποιείται ο διαχωρισμός των καθηκόντων, οι εργασίες χωρίζονται σε τρεις διαφορετικές φάσεις. Σε πρώτη φάση, κάποιος πρέπει να εγκρίνει μια δραστηριότητα, όπως η έκδοση ενός υπολογιστή σε ένα νέο μέλος του προσωπικού ή η δημιουργία πληρωμών. Στη δεύτερη φάση, κάποιος πρέπει πραγματικά να εκτελέσει την εργασία. ένα μέλος του τμήματος υπολογιστών παρέχει έναν υπολογιστή στο μέλος του προσωπικού, για παράδειγμα, και ο υπάλληλος υπογράφει για αυτόν. Τέλος, η τρίτη συνιστώσα περιλαμβάνει έλεγχο για να βεβαιωθείτε ότι η εργασία εκτελέστηκε σωστά.
Ο διαχωρισμός των καθηκόντων απαιτεί διαφορετικό μέλος του προσωπικού σε κάθε σημείο. Τα μέλη του προσωπικού που είναι επιφορτισμένα με τις εξουσιοδοτήσεις δεν μπορούν πραγματικά να εκτελέσουν δραστηριότητες, περιορίζοντας έτσι τις πιθανότητες οι εργαζόμενοι να αναλάβουν τη δική τους πρωτοβουλία για να κάνουν πράγματα όπως η συλλογή κεφαλαίων από την εταιρεία. Η διατήρηση του ελέγχου χωριστά σημαίνει ότι πριν εγκρίνει μια εργασία, ένας υπάλληλος πρέπει να βεβαιωθεί ότι είναι κατάλληλη, καθώς ο ελεγκτής θα την επισημάνει εάν υπάρχει πρόβλημα. Ομοίως, ο διαχωρισμός των ελεγκτών και των ατόμων που ολοκληρώνουν καθήκοντα σημαίνει ότι ένα ξεχωριστό μέλος του προσωπικού διερευνά ισχυρισμούς για ακατάλληλα εκτελεσμένα καθήκοντα και ελέγχει περιοδικά την απόδοση των εργασιών για να βεβαιωθεί ότι κανένα μέλος του προσωπικού δεν εκτελεί τα καθήκοντά του.
Για τη λογιστική, ο διαχωρισμός των καθηκόντων είναι κρίσιμος. Αυτό περιορίζει τις πιθανότητες για οικονομική απάτη και παρέχει επίσης έναν μηχανισμό για τη σύλληψη σφαλμάτων. το άτομο που κόβει μισθούς, για παράδειγμα, θα μπορούσε να ζητήσει επιβεβαίωση για μια ασυνήθιστα μεγάλη ή μικρή επιταγή. Η διατήρηση της λογιστικής ακεραιότητας είναι σημαντική για εταιρείες όλων των μεγεθών και ο διαχωρισμός των καθηκόντων διευκολύνει τον έλεγχο και τον έλεγχο του λογιστικού συστήματος.
Αυτό είναι επίσης σημαντικό για τη γενική ασφάλεια, την ασφάλεια και την απόδοση. Ο διαχωρισμός των καθηκόντων παίζει ρόλο στο εργοστάσιο, στις στρατιωτικές επιχειρήσεις και σε δραστηριότητες όπως η ασφάλεια πληροφοριών. Εάν μια επιχείρηση έχει οποιεσδήποτε καταστάσεις όπου ένα μεμονωμένο άτομο θα μπορούσε να κάνει κάτι και να διασφαλίσει ότι δεν ανιχνεύτηκε, αυτό αποτελεί απειλή για την ασφάλεια και απαιτεί αξιολόγηση για να διαπιστωθεί εάν είναι δυνατός ο διαχωρισμός των καθηκόντων.