Γνωστά και ως προπληρωμές, τα προπληρωμένα έξοδα είναι κόστη που καταβάλλονται εκ των προτέρων, προς όφελος μιας εταιρείας για περισσότερες από μία λογιστικές χρονικές περιόδους. Στην επιχείρηση, τα προπληρωμένα έξοδα αποτελούν μέρος ενός συνόλου προσαρμογών που είναι γνωστές ως αναβολές. Οι λογαριασμοί διαχειρίζονται συνήθως προπληρωμές και άλλες αναβολές προσαρμόζοντας τα έξοδα στο τέλος του λογιστικού διαστήματος. Το ενοίκιο, η ασφάλιση και οι προμήθειες είναι τυπικοί προπληρωμένοι λογαριασμοί.
Την πρώτη φορά που η δαπάνη προπληρώνεται, ο λογιστής την καταγράφει ως αύξηση λογαριασμού ενεργητικού, η οποία αντιπροσωπεύει το μελλοντικό όφελος ή υπηρεσία της προπληρωμής. Τα κεφάλαια στον λογαριασμό ενεργητικού λήγουν με την πάροδο του χρόνου ή μέσω της χρήσης. Για παράδειγμα, το ενοίκιο και η ασφάλιση λήγουν λόγω του χρόνου, ενώ οι προμήθειες μειώνονται με τη χρήση. Η αφαίρεση της ημερήσιας λήξης αυτών των εξόδων θα ήταν κουραστική και χρονοβόρα, γι’ αυτό οι λογιστές συνήθως προσαρμόζονται για τα προπληρωμένα κόστη κατά την προετοιμασία των λογιστικών καταστάσεων κλεισίματος.
Κατά την προετοιμασία για το κλείσιμο λογαριασμών, η προσαρμογή των εγγραφών για προπληρωμένα έξοδα εξυπηρετεί δύο σκοπούς. Πρώτον, η προσαρμογή δείχνει το ποσό των κεφαλαίων που έληξαν κατά την τρέχουσα λογιστική περίοδο. Δεύτερον, η προσαρμογή δείχνει το υπόλοιπο των προπληρωμένων κεφαλαίων.
Πριν από την προσαρμογή, τα προπληρωμένα περιουσιακά στοιχεία είναι υψηλότερα από το πραγματικό υπόλοιπο και τα έξοδα είναι χαμηλότερα. Οι λογιστές προσαρμόζονται για αυτή τη διαφορά αυξάνοντας τα έξοδα και μειώνοντας τα περιουσιακά στοιχεία κατά το ποσό που έληξε κατά το τρέχον λογιστικό διάστημα. Ο τρόπος υπολογισμού του ποσού που έχει λήξει εξαρτάται από διάφορες μεταβλητές, συμπεριλαμβανομένης της διάρκειας της χρονικής περιόδου και του είδους των προπληρωμένων εξόδων.
Τα αναλώσιμα — όπως φάκελοι, χαρτί και κασέτες εκτυπωτών — καταγράφονται ως προπληρωμένα έξοδα που προστίθενται στον λογαριασμό περιουσιακού στοιχείου όταν αποκτώνται. Κατά τη διάρκεια των εργασιών, οι προμήθειες χρησιμοποιούνται και στη συνέχεια απογράφονται στο τέλος του λογιστικού διαστήματος. Η εκτιμώμενη διαφορά στο κόστος των προμηθειών από την αρχή έως το τέλος της χρονικής περιόδου προσαρμόζεται ως ληγμένο περιουσιακό στοιχείο και έξοδο.
Η ασφάλιση, η οποία πρέπει να πληρωθεί εκ των προτέρων, προστατεύει μια εταιρεία από οικονομική ζημία λόγω κλοπής, πυρκαγιάς ή παρόμοιων γεγονότων. Οι λογαριασμοί καταγράφουν τις αρχικές προκαταβολές ασφάλισης ως αύξηση των περιουσιακών στοιχείων και στη συνέχεια αφαιρούν τα έξοδα που πραγματοποιήθηκαν κατά τη διάρκεια του λογιστικού διαστήματος. Το ποσό που αφαιρείται εξαρτάται από το ασφάλιστρο της ασφαλιστικής εταιρείας για τη χρονική περίοδο. Οι λογιστές καταγράφουν τα έξοδα ενοικίου με παρόμοιο τρόπο.
Τα μη δεδουλευμένα έσοδα είναι προκαταβολές που γίνονται στην εταιρεία από άλλο οργανισμό. Αυτά προσαρμόζονται επίσης στο τέλος των λογιστικών περιόδων, αλλά τα κεφάλαια ξεκινούν ως αφαίρεση από τα περιουσιακά στοιχεία και προστίθενται ξανά ως προσαρμογές. Αυτά τα προπληρωμένα έξοδα αξίζουν περισσότερο με την πάροδο του χρόνου ή τη χρήση από τον οργανισμό προπληρωμής.