Η λήψη αποθεμάτων είναι μέρος της βασικής διαδικασίας υπεύθυνης διαχείρισης και ελέγχου των επιχειρήσεων. Με την περιοδική διεξαγωγή φυσικής καταμέτρησης, είναι δυνατό να βεβαιωθείτε ότι όλα τα σχετικά στοιχεία έχουν καταγραφεί σωστά και ότι τα τρέχοντα έγγραφα που σχετίζονται με την αξία του αποθέματος είναι ακριβή. Ακολουθούν μερικοί από τους διαφορετικούς τρόπους με τους οποίους οι εταιρείες έχουν διαχειριστεί αυτόν τον τύπο ελέγχου υλικών όλα αυτά τα χρόνια.
Μία προσέγγιση που έχει τιμηθεί για τη λήψη αποθεμάτων είναι γνωστή ως καταμέτρηση κύκλου. Χρησιμοποιούμενη για πολλά χρόνια σε κλωστοϋφαντουργικά εργοστάσια, αυτή η προσέγγιση απαιτούσε τη διεξαγωγή τακτικών φυσικών απογραφών ενός μέρους των υλικών που αποθηκεύονται σε καταστήματα εφοδιασμού σε επίπεδο εργοστασίου. Πολλές κλωστοϋφαντουργικές εταιρείες διαχειρίζονται τις προμήθειές τους χρησιμοποιώντας τους γνωστούς ως κωδικούς υλικών, ο οποίος είναι απλώς ένας εύκολος τρόπος για να κατηγοριοποιήσετε διάφορα εξαρτήματα και υλικά που σχετίζονται με τη λειτουργία ενός συγκεκριμένου τμήματος στο εργοστάσιο.
Μια τυπική καταμέτρηση κύκλων προσδιορίζει έναν περιορισμένο αριθμό κωδικών υλικού για απογραφή κάθε ημερολογιακό μήνα. Οι επιλεγμένοι κωδικοί υλικού θα υπόκεινται σε φυσική καταμέτρηση, με κάθε μονάδα κάθε στοιχείου που αναφέρεται στους εν λόγω κωδικούς να υπολογίζεται φυσικά. Το αποτέλεσμα της καταμέτρησης του κύκλου συγκρίνεται με τα αρχεία που τηρούνται από τις αποδείξεις και τις εκδόσεις αυτών των στοιχείων, και τυχόν διαφορές μεταξύ των δύο σημειώνονται και συμβιβάζονται. Οι αριθμοί κύκλων είναι συνήθως διαρθρωμένοι ώστε να επιτρέπουν τη φυσική καταμέτρηση ολόκληρου του αποθέματος κατά τη διάρκεια του έτους, και συχνά μπορεί να διευκολύνει τη διαδικασία της ετήσιας πλήρους συμφιλίωσης υλικών καταστημάτων.
Χάρη στη χρήση σύγχρονου λογισμικού, είναι επίσης δυνατή η γρήγορη απογραφή μιας επιλεγμένης ομάδας αντικειμένων με μεγάλη ευκολία. Για παράδειγμα, η δημιουργία μιας εκτύπωσης του ποσού των προμηθειών γραφείου που πρέπει να είναι διαθέσιμη είναι πολύ απλή. Η εκτυπωμένη αναφορά θα αντικατοπτρίζει πόση ποσότητα κάθε στοιχείου θα πρέπει ακόμη να αναμένεται να εκδοθεί σε ένα συγκεκριμένο τμήμα, από την ημερομηνία κατάρτισης της αναφοράς. Αυτή η προσέγγιση απαιτεί να καταγράφονται όλες οι αποδείξεις και τα ζητήματα στη βάση δεδομένων πριν από τη δημιουργία της αναφοράς. Διαφορετικά, η καταμέτρηση θα απενεργοποιηθεί.
Πολλές εταιρείες χρησιμοποιούν μια διαδικασία που βασίζεται σε μεγάλο βαθμό στη χρήση του FIFO και του LIFO. Ακρωνύμια για το πρώτο στο τελευταίο και το τελευταίο για το πρώτο αντίστοιχα, αυτός ο τύπος διαχείρισης αποθεμάτων βασίζεται στην ακριβή καταγραφή κατά την άφιξη των αντικειμένων και όταν αυτά εκταμιεύονται σε ένα συγκεκριμένο τμήμα της εταιρείας. Με αυτήν την προσέγγιση, οι υπόλοιπες μονάδες ενός δεδομένου στοιχείου ελέγχονται φυσικά μετά την απόδειξη της ημέρας και τα θέματα έχουν εισαχθεί στη βάση δεδομένων της αλυσίδας εφοδιασμού. Αυτή η διαδικασία επιτρέπει συχνά στις μικρές επιχειρήσεις που πρέπει να περιορίσουν τα αποθέματα στο ελάχιστο για φορολογικούς σκοπούς να γνωρίζουν πάντα ακριβώς τι έχουν στη διάθεσή τους και να αναλαμβάνουν δράση εάν ένα σημαντικό ποσό ενός δεδομένου στοιχείου δεν μπορεί να υπολογιστεί.
Οι διαδικασίες απογραφής μπορεί να είναι πολύ περίπλοκες ή πολύ απλές, ανάλογα με τις ανάγκες της εταιρείας. Επιλέγοντας το σωστό τύπο συστήματος παρακολούθησης και λογισμικού και επιμελής στη φυσική καταμέτρηση μονάδων σε τακτική βάση, είναι δυνατό να βεβαιωθείτε ότι τα αρχεία υλικών διατηρούνται πάντα ακριβή. Αυτό καθιστά την αποτίμηση όλων των τύπων αποθεμάτων, από πρώτες ύλες έως τελικά προϊόντα, πολύ ευκολότερη από ό, τι θα ήταν διαφορετικά.
SmartAsset.