Οι εργασίες ελεγκτή εγγράφων περιλαμβάνουν αναθεώρηση γραπτού υλικού για μια εταιρεία για να διασφαλιστεί ότι συμμορφώνεται με ένα συγκεκριμένο σύνολο προτύπων. Σε βιομηχανίες που ρυθμίζονται από την κυβέρνηση, όπως η υγειονομική περίθαλψη ή η εκπαίδευση, αυτοί οι επαγγελματίες μπορεί να είναι υπεύθυνοι για τη διασφάλιση ενιαίων διαδικασιών για την επανεξέταση εγγράφων, τη διαχείριση αλλαγών και την αποθήκευση, όπως απαιτείται από τις ρυθμιστικές υπηρεσίες. Ο έλεγχος εγγράφων μπορεί επίσης να ενσωματωθεί με άλλους επαγγελματικούς ρόλους, συμπεριλαμβανομένων τεχνικών συγγραφέων ή προσωπικού διασφάλισης ποιότητας. Υπάρχει επίσης μια σειρά από πακέτα λογισμικού που έχουν δημιουργηθεί για να βοηθήσουν τις εταιρείες να διαχειριστούν τους κύκλους ζωής των εγγράφων και οι εργασίες ελεγκτή εγγράφων ενδέχεται να περιλαμβάνουν εργασία με αυτά τα προγράμματα. Αυτοί οι επαγγελματίες μπορούν επίσης να συνεργαστούν με εξωτερικούς προμηθευτές, συμπεριλαμβανομένων εκτυπωτών, μεταφραστών και διορθωτών, για να διασφαλίσουν ότι τα εταιρικά πρότυπα διατηρούνται σε όλα τα στάδια παραγωγής εγγράφων.
Ένας εταιρικός τομέας όπου είναι συχνά διαθέσιμες θέσεις εργασίας ελεγκτή εγγράφων είναι η συμμόρφωση με τις κανονιστικές ρυθμίσεις. Οι θέσεις τους ενδέχεται να περιλαμβάνουν ενημέρωση και αναθεώρηση διαδικαστικών εγγράφων για να βεβαιωθείτε ότι αντικατοπτρίζει τις πιο πρόσφατες πρακτικές στην εταιρεία καθώς και ενημέρωση για τυχόν αλλαγές στους σχετικούς ρυθμιστικούς φορείς. Οι υπεύθυνοι επεξεργασίας εγγράφων ενδέχεται επίσης να είναι υπεύθυνοι για τον προσδιορισμό των νομικών απαιτήσεων για την τεκμηρίωση αλλαγών και τη διασφάλιση ότι τυχόν εταιρικές αλλαγές κοινοποιούνται και εκτελούνται σωστά. Οι εργασίες ελεγκτή εγγράφων σε ρυθμιστικές υποθέσεις συνήθως δεν είναι θέσεις αρχικού επιπέδου, καθώς απαιτούν κάποιο επίπεδο εξοικείωσης με την εταιρεία ή με τις κρατικές υπηρεσίες που εμπλέκονται στον συγκεκριμένο κλάδο.
Άλλες εργασίες ελεγκτή εγγράφων μπορεί να είναι διαθέσιμες για αιτούντες αρχικού επιπέδου και συχνά περιλαμβάνουν πιο βασικές διοικητικές λειτουργίες, όπως ενημέρωση βάσεων δεδομένων εγγράφων και σύστημα αρχειοθέτησης, καθώς και εκχώρηση αριθμών αναγνώρισης στη βιβλιογραφία. Μπορεί επίσης να είναι υπεύθυνοι για τη διευκόλυνση της εξέτασης και του ελέγχου τεκμηρίωσης τόσο από εσωτερικές όσο και από εξωτερικές ομάδες. Αυτά τα καθήκοντα μπορούν να συνδυαστούν με άλλες γενικές λειτουργίες διοίκησης, όπως εισαγωγή δεδομένων και διαχείριση αρχείων.
Η συντριπτική πλειοψηφία των επιχειρηματικών οντοτήτων χρησιμοποιεί λογισμικό ελέγχου εγγράφων για τον προσδιορισμό, την ενημέρωση και την αποθήκευση της βιβλιογραφίας τους. Ορισμένες εργασίες ελεγκτή εγγράφων συνίστανται στη χρήση αυτού του λογισμικού για την ενημέρωση και τη συντήρηση ηλεκτρονικών συστημάτων πληροφοριών. Τα άτομα που εργάζονται σε αυτόν τον τομέα μπορούν επίσης να συγκεντρώσουν σχετική τεκμηρίωση για αρχειοθέτηση και να βοηθήσουν να διασφαλιστεί ότι τα δημόσια έγγραφα τηρούν τα εταιρικά πρότυπα για την επωνυμία και τις νομικές ανησυχίες. Μπορούν επίσης να διασφαλίσουν ότι τα αρχεία τεκμηρίωσης είναι τρέχοντα και συμμορφώνονται με τις σχετικές πολιτικές και διαδικασίες για τον έλεγχο των εγγράφων. Άλλοι υπάλληλοι ενδέχεται να αναζητήσουν καθοδήγηση σε αυτούς τους επαγγελματίες όταν αναζητούν εταιρική βιβλιογραφία. Μπορούν επίσης να βοηθήσουν στην προετοιμασία γραπτών κομματιών, όπως προσφορές, προτάσεις και αιτήσεις επιχορήγησης, διασφαλίζοντας ότι ακολουθούν τις ισχύουσες απαιτήσεις.