Υπάρχουν πολλά διαφορετικά είδη εργασιών που μπορεί να εκτελέσει το λογισμικό υποδοχής. Μπορεί να βοηθήσει στην οργάνωση μηνυμάτων, στην παρακολούθηση των υπαλλήλων και στη διαχείριση των εισερχόμενων κλήσεων. Υπάρχουν επίσης σουίτες λογισμικού που επιτρέπουν στον χρήστη να ενσωματώσει πολλές από αυτές τις λειτουργίες σε ένα πακέτο και προγράμματα που διαχειρίζονται λειτουργίες υποδοχής για συγκεκριμένους κλάδους.
Ένα από τα πιο απλά είδη λογισμικού υποδοχής είναι τα προγράμματα που οργανώνουν μηνύματα και παρακολουθούν τη διαθεσιμότητα των εργαζομένων. Αυτά τα προγράμματα επιτρέπουν στους ρεσεψιονίστ να καταγράφουν ηλεκτρονικά όλα τα εισερχόμενα μηνύματα, συμπεριλαμβανομένου του χρόνου παράδοσης στον παραλήπτη. Μπορούν επίσης να διαθέτουν δυνατότητες ημερολογίου που παρέχουν τρέχουσες πληροφορίες σχετικά με την τοποθεσία των εργαζομένων, ενώ επιτρέπουν στους ρεσεψιονίστ να κλείνουν ραντεβού για άλλους. Ορισμένα προγράμματα ενσωματώνονται επίσης με άλλες λειτουργίες, όπως το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, προκειμένου να αυξηθεί η δυνατότητα παράδοσης μηνυμάτων.
Υπάρχουν επίσης τύποι λογισμικού υποδοχής που χρησιμοποιούνται για την παρακολούθηση και τη βοήθεια χρήσης τηλεφώνου σε εταιρείες όπου υπάρχει μεγάλος όγκος δραστηριότητας κλήσεων. Αυτά τα προϊόντα αποτελούνται συνήθως από μια οθόνη που εμφανίζει πληροφορίες σχετικά με τις κλήσεις και τα εργαλεία για την πραγματοποίησή τους. Οι πληροφορίες ενδέχεται να περιλαμβάνουν τον τρέχοντα αριθμό, κλήσεις στην ουρά και βασικές πληροφορίες πελατών. Τα εργαλεία μπορούν να περιλαμβάνουν οτιδήποτε μπορεί να βοηθήσει στην πραγματοποίηση μιας κλήσης, όπως πληκτρολόγιο, δυνατότητα κράτησης και διακοπής λειτουργίας και αναγνώριση καλούντος (ID).
Το λογισμικό υποδοχής που βοηθά έναν χρήστη να πραγματοποιήσει μια κλήση μπορεί επίσης να εκτελέσει λειτουργίες για άλλες γραμμές. Μπορεί να ελέγξει εάν μια συγκεκριμένη γραμμή είναι δωρεάν και να μεταφέρει αυτόματα την κλήση ή να την στείλει σε αυτόματο τηλεφωνητή. Αυτή η ικανότητα μπορεί να περιλαμβάνει μία ή περισσότερες τοποθεσίες, ανάλογα με το μέγεθος και την πολυπλοκότητα του οργανισμού. Ορισμένα προϊόντα επιτρέπουν επίσης τη λειτουργία πολλαπλών γραμμών, όπως η δυνατότητα ρύθμισης και εποπτείας κλήσεων συνδιάσκεψης.
Ορισμένα είδη λογισμικού υποδοχής έχουν σχεδιαστεί για να διαχειρίζονται τις προκλήσεις μιας συγκεκριμένης βιομηχανίας. Για παράδειγμα, υπάρχουν προϊόντα για την ιατρική βιομηχανία που έχουν λειτουργίες για την επεξεργασία των εγγράφων των ασθενών, την αποστολή υπενθυμίσεων ραντεβού και τη διαχείριση επιλογών αυτοεξυπηρέτησης για ασθενείς. Χαρακτηριστικά όπως αυτά προορίζονται να αυτοματοποιήσουν μερικές από τις πιο επαναλαμβανόμενες πτυχές της εργασίας υποδοχής σε μια συγκεκριμένη περιοχή.
Όποια και αν είναι η λειτουργία του, τα περισσότερα λογισμικά υποδοχής θα έχουν γραφική διεπαφή χρήστη (GUI). Αυτό συχνά εμφανίζει όλα τα διαθέσιμα εργαλεία σε μια οθόνη. Το πώς είναι διατεταγμένο και πόσα χαρακτηριστικά υπάρχουν ποικίλλει σημαντικά μεταξύ των διαφορετικών προϊόντων. Για παράδειγμα, ορισμένα είδη λογισμικού εμφανίζουν μία κλήση ή επέκταση τη φορά, ενώ άλλα εμφανίζουν αρκετές επεκτάσεις και την κατάστασή τους σε μία μόνο οθόνη.
SmartAsset.