Το λογισμικό μοντελοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών είναι ακριβό για αγορά και απαιτεί εκπαίδευση, χρόνο και προσπάθεια για την εφαρμογή του. Το λογισμικό πρέπει να εξυπηρετεί τον οργανισμό για αρκετά χρόνια. Η χρήση του λογισμικού θα επηρεάσει την επιχειρηματική διαδικασία του οργανισμού. Είναι σημαντικό οι οργανισμοί να αξιολογούν προσεκτικά τις τεχνικές, λειτουργικές και υποστηρικτικές τους ανάγκες και να συγκρίνουν τις προσφορές αρκετών προμηθευτών λογισμικού μοντελοποίησης επιχειρησιακών διαδικασιών για να επιλέξουν αυτόν που παρέχει την καλύτερη αξία.
Ένας οργανισμός μπορεί να θελήσει πρώτα να δημιουργήσει μια ομάδα αξιολόγησης λογισμικού διαδικασιών μικρών επιχειρήσεων για να καθορίσει τις ανάγκες του οργανισμού και να αναπτύξει ένα αίτημα για πρόταση (RFP). Η ομάδα μπορεί να αποτελείται από διοίκηση και υπαλλήλους που διαθέτουν ένα εύρος εμπειρογνωμοσύνης στους τομείς που θα επηρεαστούν από το λογισμικό. Ένα RFP που παράγεται από αυτήν την ομάδα μπορεί να σταλεί σε μερικούς επιλεγμένους προμηθευτές που φαίνονται ικανοί να ικανοποιήσουν τις απαιτήσεις του οργανισμού.
Η ομάδα αξιολόγησης θα εξετάσει τις δυνατότητες και τη λειτουργικότητα του λογισμικού και θα τις συγκρίνει με τις ανάγκες του οργανισμού. Οι τύποι και οι μορφές των μοντέλων που παράγονται θα είναι σημαντικοί. Η ικανότητα δημιουργίας κώδικα από τα μοντέλα για την ανάπτυξη εφαρμογών λογισμικού μπορεί να είναι κρίσιμη σε ορισμένες περιπτώσεις. Εάν τα μοντέλα διεργασίας θα χρησιμοποιηθούν στην ανάπτυξη λογισμικού, τα μοντέλα που δημιουργούνται από το νέο σύστημα πρέπει να είναι συμβατά. Άλλα χαρακτηριστικά που μπορούν να αξιολογηθούν περιλαμβάνουν αναφορές, διαχείριση εγγράφων, εργαλεία δημιουργίας, μηχανές επιχειρηματικών κανόνων και διαχείριση χρηστών.
Ένας διακομιστής επιχειρησιακών διαδικασιών είναι ένα ειδικό κομμάτι λογισμικού που μπορεί να προσφέρει τη δυνατότητα χρήσης των μοντέλων διαδικασίας στο σχεδιασμό ροών εργασίας. Η τεχνολογία και οι άνθρωποι αλληλεπιδρούν με τις ροές εργασίας για τη διαχείριση των δραστηριοτήτων τους. Εάν αυτή η λειτουργία είναι απαραίτητη, μπορεί να επηρεάσει την αξιολόγηση του λογισμικού.
Σε ορισμένες περιπτώσεις, το λογισμικό μοντελοποίησης πρέπει να πληροί ορισμένα πρότυπα του κλάδου, όπως η Σημείωση Μοντελοποίησης Επιχειρηματικών Διαδικασιών. Τα άτυπα πρότυπα ενδέχεται να ενθαρρύνουν ορισμένα προϊόντα λογισμικού μοντελοποίησης επιχειρήσεων να γίνουν αποδεκτά σε συγκεκριμένους κλάδους. Η ομάδα αξιολόγησης μπορεί να επιθυμεί να εξετάσει το λογισμικό που έχει εφαρμοστεί με επιτυχία στον κλάδο της.
Η υποστήριξη λογισμικού, τόσο κατά την υλοποίηση όσο και μετά την εγκατάσταση, μπορεί να είναι ζωτικής σημασίας. Το λογισμικό μοντελοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών μπορεί να είναι περίπλοκο στην υλοποίηση και τη συντήρηση. Η ομάδα αξιολόγησης θα θελήσει να καθορίσει εάν η υποστήριξη ενός προμηθευτή λογισμικού είναι επαρκής για τις ανάγκες του οργανισμού.
Ορισμένοι οργανισμοί θα μπορούν να χρησιμοποιούν συγκεκριμένο λογισμικό ως έχουν, ενώ άλλοι μπορεί να χρειαστεί να το προσαρμόσουν. Η ομάδα αξιολόγησης θα πρέπει να εξετάσει εάν θα χρειαστεί προσαρμογή για να ικανοποιήσει τις απαιτήσεις του οργανισμού. Η προσαρμογή προσθέτει στα έξοδα εκ των προτέρων και μπορεί να αυξήσει το κόστος στο μέλλον κατά την αναβάθμιση. Γενικά, είναι λιγότερο δαπανηρό να αποφύγετε την προσαρμογή λογισμικού.
Το κόστος του λογισμικού θα είναι ένα σημαντικό ζήτημα. Αυτό θα πρέπει να αξιολογηθεί όχι μόνο από την άποψη της αρχικής δαπάνης, αλλά θα πρέπει επίσης να λαμβάνει υπόψη το κόστος ζωής της ιδιοκτησίας. Ορισμένοι παράγοντες στο κόστος ζωής μπορεί να περιλαμβάνουν άδειες θέσεων, συντήρηση, προσαρμογές και ετήσιες ανανεώσεις αδειών.
Η επιλογή του καλύτερου λογισμικού μοντελοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών μπορεί να βοηθήσει τον οργανισμό να βελτιώσει την απόδοση της επένδυσής του (ROI). Το λογισμικό μοντελοποίησης επιχειρηματικών διαδικασιών επιτρέπει στον οργανισμό να καταγράφει και να χαρτογραφεί την τρέχουσα επιχειρηματική του διαδικασία. Όταν αναλαμβάνεται μια πρωτοβουλία ανασχεδιασμού μιας επιχειρηματικής διαδικασίας, μπορεί να οδηγήσει σε βελτιστοποίηση της επιχειρηματικής διαδικασίας. Το λογισμικό μοντελοποίησης επιχειρησιακών διαδικασιών είναι βασικό συστατικό της διαχείρισης επιχειρηματικών διαδικασιών, το οποίο ενσωματώνει επίσης τη χαρτογράφηση επιχειρηματικών διαδικασιών και την παρακολούθηση επιχειρηματικών διαδικασιών.
SmartAsset.