Εάν θέλετε να γίνετε προϊστάμενος γραφείου, πρέπει να έχετε απολυτήριο λυκείου ή το αντίστοιχο. Είναι επίσης σκόπιμο να παρακολουθήσετε μαθήματα σε επίπεδο κολλεγίων στη διαχείριση επιχειρήσεων, τις επικοινωνίες και την εξυπηρέτηση πελατών. Οι εργοδότες συχνά αναζητούν υποψηφίους που μπορούν να επιδείξουν επάρκεια με λογισμικό επεξεργασίας κειμένου και υπολογιστικών φύλλων, επομένως συνιστάται η παρακολούθηση μαθημάτων εφαρμογών υπολογιστών. Θα πρέπει επίσης να αναζητήσετε ευκαιρίες για να αποκτήσετε εμπειρία και να αναπτύξετε τις ηγετικές σας ικανότητες, τις οργανωτικές σας ικανότητες και τις δεξιότητες διαπροσωπικής επικοινωνίας.
Ένα άτομο που έχει στόχο να γίνει επόπτης γραφείου έχει την επιλογή να εργαστεί σε διάφορες ρυθμίσεις. Οι επόπτες ρεσεψιόν μπορούν να εργαστούν σε γραφεία, σαλόνια ομορφιάς, ξενοδοχεία ή σε άλλα περιβάλλοντα όπου η ρεσεψιόν είναι η κεντρική τοποθεσία για πληροφορίες και υποστήριξη. Αυτοί οι επόπτες μπορούν επίσης να ονομαστούν διευθυντές ρεσεψιόν, ρεσεψιονίστ ή υπάλληλοι ρεσεψιόν.
Υπάρχουν ορισμένα καθήκοντα που εμπλέκονται στη δουλειά του προϊσταμένου του γραφείου που είναι συνεπή ανεξάρτητα από το περιβάλλον εργασίας. Για παράδειγμα, συχνά οι επόπτες του γραφείου εποπτείας των δραστηριοτήτων που σχετίζονται με τη διαχείριση της ρεσεψιόν, όπως ο χειρισμός εισερχόμενων κλήσεων, ο χαιρετισμός των επισκεπτών και η παροχή βοήθειας σε διοικητικά καθήκοντα. Για τις καλύτερες πιθανότητες στην απασχόληση, ένα άτομο που θα ήθελε να γίνει επόπτης ρεσεψιόν θα πρέπει να έχει εξαιρετικές οργανωτικές και ανθρώπινες δεξιότητες.
Ανάλογα με το μέγεθος του οργανισμού και τη φύση της επιχείρησης, ένας επόπτης γραφείου μπορεί να χρειαστεί να διαχειριστεί αίθουσες συνεδριάσεων, να διανείμει πληροφορίες εταιρείας και να προγραμματίσει εκδηλώσεις της εταιρείας. Μπορεί επίσης να υπάρχουν άλλοι ειδικοί δασμοί για τον κλάδο. Για παράδειγμα, ένας επόπτης γραφείου σε ένα σαλόνι ομορφιάς μπορεί να προγραμματίσει ραντεβού για πελάτες και ένας επόπτης γραφείου σε ιατρικό περιβάλλον μπορεί να μεταγράψει τις σημειώσεις των γιατρών.
Η δουλειά του προϊσταμένου του γραφείου είναι ιδανική για άτομα που έχουν ισχυρές ηγετικές ικανότητες. Ο επόπτης πρέπει να είναι σε θέση να εργάζεται αποτελεσματικά υπό πίεση και να παρέχει καθοδήγηση σε άλλα μέλη του προσωπικού υποστήριξης. Ένα άτομο που θα ήθελε να γίνει επόπτης γραφείου πρέπει επίσης να είναι σε θέση να επικοινωνεί αποτελεσματικά τις προσδοκίες και να αναθέτει εργασίες σε εκείνους που του αναφέρουν.
Ένας από τους καλύτερους τρόπους για να αποκτήσετε εμπειρία για να προετοιμαστείτε για μια δουλειά ως προϊστάμενος γραφείου είναι να εργαστείτε κάτω από έναν. Η εργασία ως ασκούμενος μπορεί να μην είναι μια θέση επί πληρωμή, αλλά παρέχει πολύτιμη εμπειρία που φαίνεται υπέροχη σε ένα βιογραφικό. Για να πληροί τις προϋποθέσεις για τη δουλειά, ένα άτομο πρέπει να έχει εμπειρία στην παροχή υποστήριξης στο γραφείο. Εκτός από την πρακτική άσκηση, η εμπειρία εργασίας ως ρεσεψιονίστ ή γραμματέας μπορεί να βοηθήσει τα άτομα να προετοιμαστούν για την καριέρα.
Πολλές φορές, οι εταιρείες προσφέρουν κατάρτιση με την υποστήριξη του εργοδότη. Η κατάρτιση που προσφέρεται μπορεί να συνίσταται στην εκπαίδευση ατόμων σχετικά με θέματα μάρκετινγκ, λογιστικής και άλλα ειδικά για τον κλάδο. Τα προγράμματα κατάρτισης ωφελούν τους εργοδότες επειδή το υλικό και τα θέματα μπορούν να αναπτυχθούν για να καλύψουν τις συγκεκριμένες ανάγκες της εταιρείας.